KPI Nedir, Örnekleri Nelerdir, Nasıl Uygulanır?

Her kuruluşun genel hedeflerine ulaşmak için - bireysel ve takım düzeyinde - gerçekleştirilecek hedefleri vardır.

Fakat belirlenen hedeflere ulaşmak için performansı nasıl ölçüyorum? sorusunu sormanız gerekir. Herkes doğru şeyler üzerinde çalışıyor mu? Yapılan çalışmalar ekibinizin ve kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu sonuçları elde ediyor mu?

KPI yani Temel Performans Göstergeleri (Key Performance Indicator), kişisel ve kurumsal hedefleri belirleyip performansı buna göre değerlendirerek bu soruları cevaplamanıza olanak sağlamaktadır. Performans değerlendirme süreçlerinde kullanılan KPI'ların doğru bir şekilde yönetilmesi gerekemktedir.  

KPI nedir?

KPI; şirketlerin, iş birimlerinin, projelerin veya bireylerin stratejik hedefleri ile ilgili olarak ne kadar iyi performans gösterdiklerini ölçmenin bir yolunu sunar. Bu şekilde, iyi tasarlanmış KPI'lar, mevcut performans seviyelerinin ve işletmenin olması gerektiği yerde olup olmadığının net bir görüntüsünü veren hayati seyir araçlarıdır.

Pusula360 gelişmiş bir kpi ölçüm aracıdır. Çalışanlarınız KPI larını takip edebilir ve yönetebilirler.

KPI'lar iş öncelikleri temelinde kuruluştan kuruluşa farklılık gösterir. Örneğin, halka açık bir şirketin temel performans göstergelerinden biri muhtemelen hisse senedi fiyatı olurken, özel bir girişim için bir KPI her üç ayda bir eklenen yeni müşteri sayısı olabilir.

Üst düzey KPI'lar bir şirketin genel performansını ölçerken, düşük seviyeli KPI'lar pazarlama, satış, müşteri hizmetleri gibi bireysel ekiplerin yönettiği görev ve projelerin etkisini ölçmeye odaklanır.

KPI'lar yüksek seviyeli hedeflerden aşağı iner. Örneğin, şirketiniz bu yıl %20 oranında gelir elde etmek için genel bir hedef belirledi. Bireysel departman liderleri daha sonra bu hedefin spesifik bileşenlerini, ekiplerinin doğrudan kontrol etmesini ve ekiplerinin hedefe katkılarını ölçecek KPI'ları oluşturmasını tanımlar.

KPI Neden Önemlidir?

Temel performans göstergeleri, bir işletmenin ne kadar iyi çalıştığına ışık tutar. KPI'lar olmadan, bir şirketin liderlerinin bunu anlamlı bir şekilde değerlendirmesi ve daha sonra performans sorunlarına yönelik operasyonel değişiklikler yapması zor olacaktır. 

Mevcut ve geçmiş performansın ölçümlerine dayanan iş başarılarını veya sorunlarını vurgulamanın yanı sıra, KPI'lar gelecekteki sonuçlara işaret edebilir, yöneticilere olası işletme sorunları hakkında erken uyarılar verebilir veya yatırım getirisini en üst düzeye çıkarmaya yönelik fırsatlar konusunda rehberlik edebilir. Bu tür bilgilere dayanarak, daha az veriye dayalı rakipler karşısında rekabet avantajı elde etme potansiyeli ile iş operasyonlarını daha proaktif olarak yönetebilirler.

KPI Türleri Nelerdir?

Kuruluşunuzun amaçlarına ve hedeflerine bağlı olarak, çeşitli anahtar performans göstergelerini takip edebilirsiniz.

Doğru başlangıçta doğru KPI'ların seçilmesi, şirketinizin performansı hakkında eyleme geçilebilecek ve yararlı bilgiler alabilmek için çok önemlidir. Her işletme departmanı farklı KPI'ları ölçer çünkü hepsinin farklı görevleri ve hedefleri vardır.

Beş ana KPI türü vardır:

• İşletme KPI'ları
• Finansal KPI'lar
• Satış KPI'ları
• Pazarlama KPI'ları
• Proje Yönetimi KPI'ları

Bazı KPI Örnekleri

Ücretsiz E-kitabı indirmek için tıklayın.

Müşteri İlişkileri KPI Örnekleri:

• Müşteri Memnuniyet Oranı
• Müşteri Şikayet Oranı
• Tekrar Eden Müşteri Oranı
• Müşteri Bağlılığı
• Pazar Payı Yüzdesi
• Net Destekçi Puanı

Satış KPI Örnekleri:

• Satış Raporları
• Ziyaret Raporları
• Tahsilat Raporları
• Yeni Müşteri Oranı
• Satış Takibi İçin Harcanan Kaynak Saati
• Ortalama Dönüşüm Süresi

Finans- Muhasebe KPI Örnekleri:

• Bilanço
• Gelir-gider Tabloları
• Finans tabloları
• Nakit Akış Tabloları
• Net Kar
• Gelir Artış Oranı
• Brüt kar marjı
• Operasyonel Nakit Akışı
• Cari İşlemler Alacakları
• Stok devri
• FAVÖK

İnsan Kaynakları KPI Örnekleri:

• Özlük Hakları Maliyetleri
• Çalışan Sirkülasyon Oranı
• Çalışan Memnuniyet Oranı
• Çalışan Başına Düşen Eğitim Saati
• Çalışan Devir Hızı 
• Açık Pozisyonlara Yanıt Oranı

Operasyonel KPI örnekleri

• Sipariş yerine getirme süresi
• Çalışan Memnuniyeti Derecesi
• Çalışan Kaybı Oranı

KPI'lar Ne İçin Kullanılır?

KPI'lar iki ana amaç için kullanılır:

1. Şirketinizdeki her ekibin ve çalışanın, genel hedeflere ulaşmanıza yardımcı olmak için uygulanabilir bir planının olmasını sağlamak
2. Bireysel ekip ve çalışanların genel şirket hedeflerine katkılarını ölçmek

Şirketinizin hedefi, bu yıl %20'lik bir gelir elde etmektir, bu yüzden ekibinizin şirketin bu hedefe ulaşmasına yardımcı olmak için izleyebilmesi için uygulanabilir bir plan geliştirmeniz gerekir.

Pusula360 KPI ölçüm sistemiyle kimlerin değerlendirileceğin seçin ve hemen yönetmeye başlayın. 

Şirketin %20 oranında büyümesine yardımcı olmak için, müşteri kaybını bu çeyrekte %2,5'ten %1'e düşürmeniz gerekiyor. Ekibinizin öncelikli etkinliği, destek iletilerini zamanında çözmektir ve bilet çözme sürenizi 12 saatten üç saate düşürebilirseniz. Takımınızın genel KPI'sı, çözüm zamanınızdır.  Ancak, bireysel çalışanların hedefe yaptıkları katkıları ölçmek için her ekip üyesine KPI atamanız gerekebilir.

Bir KPI Nasıl Tanımlanır?

Anahtar performans göstergelerini tanımlamak zor iş olabilir. KPI’daki işlemsel kelime “anahtardır” çünkü her KPI bir performans ölçütüyle belirli bir işletme sonucuyla ilişkili olmalıdır. Bir KPI tanımlarken şu adımları izleyin:

• İstediğiniz sonuç nedir?
• Bu sonuç neden önemlidir?
• İlerlemeyi nasıl ölçeceksiniz?
• Sonucu nasıl etkileyebilirsin?
• İş sonuçlarından kim sorumludur?
• Sonucuna ulaştığını nereden bileceksin?
• Sonuca yönelik ilerlemeyi ne sıklıkla gözden geçireceksiniz?

SMART KPI nedir?

Bir performans göstergesinin alaka düzeyini değerlendirmenin bir yolu SMART hedefler kriterlerini kullanmaktır. 

Pusula360 kolayca Smart KPI lar belirlemize olanak tanır. 

Bunlar: Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Uygun, Zaman Sınırlı. Diğer bir deyişle:

• Hedefiniz Spesifik mi?
• Bu hedefe yönelik ilerlemeyi ölçebilir misiniz?
• Amaç gerçekçi olarak ulaşılabilir mi?
• Kuruluşunuzla hedef ne kadar alakalı?
• Bu hedefe ulaşmak için zaman çerçevesi nedir?

KPI Yazmak ve Geliştirmek

Bir KPI yazarken veya geliştirirken, bu KPI'nın belirli bir iş sonucu veya hedefi ile nasıl ilişkili olduğunu göz önünde bulundurmanız gerekir. KPI'lar iş durumunuza göre özelleştirilmeli ve hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak şekilde geliştirilmelidir. KPI yazarken aşağıdaki adımları izleyin:

1. KPI'nız için net bir amaç yazın.

KPI'nız için net bir amaç yazmak, KPI'ların geliştirilmesinin en önemli konularından biridir. Bir KPI'nın kilit bir iş hedefi ile yakından bağlantılı olması gerekir. Kuruluşun başarısına entegre olması gerekir.

Aksi halde, bir iş sonucunu ele almayan bir hedefi hedefliyorsunuzdur. Bu, en iyi ihtimalle, kuruluşunuz üzerinde etkisi olmayan bir hedefe doğru çalışıyor olduğunuz anlamına gelir. En kötüsü, işinizin başka yerlere en iyi şekilde yönlendirilebilecek zaman, para ve diğer kaynakları israf etmesine neden olacaktır.

KPI'lar isteğe bağlı sayılardan daha fazlası olmalı. Kuruluşunuzun ne yapmaya çalıştığı konusunda stratejik bir şeyler ifade etmeleri gerekir. Bir şirketin iş modeli hakkında KPI'larına bakarak çok fazla şey öğrenebilirsiniz.

2. KPI'nızı paydaşlarınızla paylaşın

Doğru şekilde iletişim kurmazsa, KPI'nız işe yaramaz. Çalışanlarınız - kuruluş vizyonunu yerine getirmekle görevli insanlar ne olduklarını bilmiyorlarsa hedefler koymanın ne anlamı kalıyor? KPI'nızı paylaşmamak, kuruluşunuzun hangi yöne yöneldiğini göremeyen çalışanlarınızı ve diğer paydaşları yabancılaştırmak ve sinirlendirmek riskini taşıyabilir.

KPI'ların etkili olması için bağlamlara ihtiyacı var. Bu sadece ne ölçtüğünüzü açıklamakla değil, neden ölçtüğünüzü açıklamakla başarılabilir. Aksi halde, sadece sizin veya çalışanlarınız için bir anlamı olmayan bir ekrandaki numaralardır.

Çalışanlarınıza neyi ölçtüğünüzü neden ölçtüğünüzü açıklayın. Neden bir KPI'ya diğerine karar verdiğinizle ilgili soruları yanıtlayın. Ve hepsinden önemlisi? Dinleyin. KPI'lar yanılmaz değildir. Çalışanlarınızı dinlemek, kuruluşunuzun temel hedeflerinin nerede uygun şekilde iletilmediğini belirlemenize yardımcı olacaktır.

Ve kim bilir: Çalışanlarınız size KPI'larınızı nasıl geliştireceğiniz konusunda bazı fikirler bile verebilir.

3. KPI’yı haftalık veya aylık olarak gözden geçirin.

KPI'larınızı düzenli olarak kontrol etmek, bakım ve geliştirmeleri için esastır. Tüm KPI'lar başarılı değildir. Bazılarının ulaşılamayan hedefleri var olabilir. Bazıları, gerçekleştirmeleri beklenen temel iş hedefini takip etmekte başarısız olabilir. Sadece düzenli olarak kontrol ederek KPI'larınızı değiştirme zamanının gelip gelmediğine karar verebilirsiniz.

4. KPI'nın uygulanabilir olduğundan emin olun.

Senin yapma KPI eyleme beş adımlı bir işlemdir:

1. İşletme hedeflerini gözden geçirin
2. Mevcut performansınızı analiz edin
3. Kısa ve uzun vadeli KPI hedefleri belirleyin
4. Ekibinizle hedefleri inceleyin
5. İlerlemeyi gözden geçirin ve yeniden ayarlayın

Bunun çoğunu çoktan geçtik, ancak hem kısa hem de uzun vadeli hedefler geliştirme ihtiyacına odaklanabilirsiniz. 

Örneğin, yılın ilk çeyreğinde 1.500 bültene abone olmak istediğinizi varsayalım. Oraya ulaşmak için aylık, iki haftada bir veya hatta haftalık hedefler belirlemek isteyeceksiniz. Bu şekilde, uzun vadeli bir hedefe ulaşmak için yolunuzda gerekli olduğu sürece sürekli olarak yeniden değerlendirebilir ve değiştirebilirsiniz.

Hedefleri her aya göre eşit olarak bölebilirsiniz. Bu durumda Ocak ayında 500 abonelik, Şubat ayında 500, Mart ayında ise 500 abone olacaktır. Ancak, daha spesifik olmak isteyebilirsiniz. Ocak ve Mart aylarında Şubat ayından daha fazla gün vardır, bu yüzden belki de bu aylar için 600'lük bir hedef belirlemek isteyebilirsiniz. Veya belki de Şubat ayında genellikle daha fazla web sitesi trafiği elde edersiniz (belki de işletmeniz büyük bir ticari fuarda bulunur), bu nedenle o ay içinde 800 hedef belirlemeye karar verirsiniz.

Her ne ise, kısa vadeli hedefler belirlemek için KPI hedeflerinizi kırdığınızdan emin olun.

5. İşletmenizin değişen ihtiyaçlarına uyacak şekilde KPI'nızı geliştirin.

Hiç güncellenmeyen KPI'lar hızlı bir şekilde eski hale gelebilir.

Örneğin, kuruluşunuzun yakın zamanda yeni bir ürün hattı başlattığını veya yurt dışına açıldığını varsayalım. KPI'larınızı güncellemezseniz ekibiniz taktiksel veya stratejik yöndeki değişikliği yakalamayan hedefleri kovalamaya devam edecektir. Sonuçlarınıza göre, yüksek düzeyde performans göstermeye devam ettiğinizi düşünebilirsiniz.

KPI'larınızı aylık olarak (veya ideal olarak haftalık olarak) incelemek size ince ayar yapma veya tamamen değiştirme şansı verecektir. Aynı hedefe ulaşmanın yeni ve muhtemelen daha etkili yollarını bile bulabilirsiniz.

6. KPI'nın ulaşılabilir olduğunu görmek için kontrol edin

Takımınız için ulaşılabilir hedefler belirlemek esastır. Çok yüksek bir hedef, ekibinizin başlamadan önce bile pes etmesi riskini taşır.

7. KPI hedeflerinizi gerektiği gibi güncelleyin

KPI'lar statik değildir. Her zaman gerektiği gibi gelişmeleri, güncellemeleri ve değiştirmeleri gerekir. KPI'larınızı belirler ve unutursanız, artık işinizle ilgili olmayan hedefleri takip etme riskini alırsınız.

Yalnızca KPI'larınıza karşı nasıl performans gösterdiğinizi değil, aynı zamanda hangi KPI'ların tamamen değiştirilmesi veya çöpe atılması gerektiğini görmek için düzenli olarak kontrol etme alışkanlığı edinmelisiniz.

KPI Panosu nedir?

Bir KPI panosu, bireysel KPI'lara, takım hedeflerine ve şirket hedeflerine yönelik ilerlemeyi izlemek için ölçtüğünüz tüm ölçümleri gösteren tek bir bilgi kaynağıdır.

Örneğin, ekip liderleri farklı çalışanlar için birden fazla KPI tanımlarsa, bir KPI gösterge tablosu onlara tanımladıkları ve atadıkları tüm KPI'lar için ölçtükleri bireysel ölçümleri gösterir. Aynı şekilde, şirket liderleri her ekibin şirket hedeflerine yönelik ilerlemesini ve katkılarını izlemek için KPI panolarını kullanabilirler.

Demo talep etmek için tıklayın