Personel Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır?

Yeni işe başlayacak olan her personelden genellikle bazı evraklar talep edilir. Özlük dosyası için gerekli evrakları eksiksiz olarak temin eden, düzenli bir şekilde ve güncel olarak saklayan işverenler; denetimler, yasalar veya davalar karşısında büyük avantajlar sağlayabilmektedir. Sadece işe girişte değil her personel için işe devam ettiği sürece özlük için gerekli evrakları takibe devam edilmelidir

Özlük dosyası nedir?

İşçi personel dosyası, İş Kanunu'ndaki 75. maddede belirtilen her türlü belge ve kayıtları içeren bir klasördür. Personel departmanları tarafından oluşturulması ve sürdürülmesi gereken en önemli ve yasal olarak gerekli araçlardan biri çalışanların personel dosyalarıdır. Bu belge çalışanın o kurumda çalıştığını ispatlayan bir unsurdur.

Dosyada tutulan belgeler ve kayıtlar, çalışanın niteliği ve işin niteliğine göre değişse de, bazıları oldukça önemlidir. Tam, iyi düzenlenmiş ve güncellenmiş belgelerin hepsi tek bir yerde toplandığında çok faydalı olacaktır. İşveren çalışanlarla ilgili karar vermek istediğinde ve aynı zamanda resmi makamlar için ve mahkemeler önünde bu belgeler kanıt niteliğinde olacaktır.

4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. madde; “işveren, işyerinde çalışan her işçi için bir personel dosyası ayarlayacaktır. İşveren, çalışanın kimliğiyle ilgili bilgilere ek olarak, bu kanun ve diğer mevzuata göre düzenlemesi gereken tüm belge ve kayıtları tutmak ve talep edildiğinde yetkili kişilere ve yetkililere göstermekle yükümlüdür. ” şeklinde geçmektedir.

Özlük dosyası nasıl hazırlanmalıdır?

Şirketlerde genellikle özlük dosyası gibi konular için insan kaynakları adıyla bir departman oluşturulabilmekte ve bu departmanda iki veya üç kişi  çalışabilmektedir. İnsan kaynaklarında bulunan personellerin iyi bir personel özlük dosyası oluşturabilmesi için takip edebileceği yol aşağıdaki gibi olabilir.

• İnsan kaynakları personeli çalıştığı işyerinde bulunan tüm departmanların listesini çıkarmalıdır. Daha sonra departmanlara ait tüm çalışanların listesi çıkarılmalıdır. Departmanlarda bulunan çalışanlar için birer klasör açılır ve bu klasörün başlığına personelin “Adı Soyadı” yazılır.

• Personel özlük dosyasına eklenmesi gereken evrakların bir listesi çıkarılır ve liste sıralaması her personel için aynı şekilde takip edilir. Eğer bir personel için bir belge ararsanız kolaylıkla bulabilir ve zaman kaybı yaşamazsanız. Oluşturduğunuz klasörlerde ilk bölüme içinde bulunan belgeleri yazarsanız, neyin eksik olduğunun takibini daha rahat yapabilirsiniz.

• Her klasöre evraklar için kontrol ve takip çizelgesi düzenleyebilir ve bu belgede personele ait yenilenmesi gereken evraklar, artı ve eksi işaretleri yardımı ile takip edilir. Sonuç olarak özlük dosyası sürekli güncellenir.

• Personel özlük dosyasında bulunan evrakları; İşe girişte, işçinin ve işin özelliğine, işe devam ederken ve işten ayrılma durumuna göre kendi arasında gruplayabiliriz.

Bu sıralamaya göre oluşturacağınız bir çalışan özlük dosyası hem işçi, hem insan kaynakları ve hem de firma açısından büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Dijitalleşmeyle beraber tüm bu süreçler daha kolay yönetilebilmektedir. Tüm gerekli belgeleri içeren bu dosyaları dijital ortamda depolayabilir ve saklayabilirsiniz. Peki, personel özlük dosyalarında hangi evraklar bulunmalıdır buna bir bakalım.

Personel Özlük Dosyasında Neler Olmalıdır?

İstihdam başlangıcında işe yeni başlayacak kişi tarafından sağlanması gereken belgeler aşağıdaki gibidir:

• Kimlik kartı fotokopisi
• Kimlik kayıt kopyası
• İkamet belgesi
• Diplomanın kopyası
• Sağlık sertifikası
• Kan grubu kartı
• Sabıka kaydı
• 2 fotoğraf
• Evlilik / aile bilgi belgesi
• Askerlik durum belgesi
• İş sözleşmesi / hizmet sözleşmesi
• Yeni çalışan SGK kaydı

Çalışanın Yeterliliğine İlişkin Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
• Çalışan devre dışı bırakılmışsa, sakatlık raporunun aslı veya kopyası
• Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan engellilik ödeneği olan çalışanlar için yazılı onay
• Eski hükümlü, terörle mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt ortamı
• 18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
• Çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi

İşin Niteliğine İlişkin Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler

• Çalışan fazla mesai onay belgesi (imzalı),
• Herhangi bir ekipmanın çalışanlara teslim edildiği velayet belgesi,
• İşletmenin doğasına uygun tıbbi muayene raporları,
• Periyodik tıbbi kontrol gerektiren işler için tıbbi raporlar,
• Ağır ve tehlikeli işlerde çalışanlar için bilgi listesi,
• Sürücü olarak çalışanlar için sürücü belgesi fotokopisi,
• Çalışanların vardiya halinde çalışması durumunda çalışma saatlerini gösteren vardiya çizelgesi.

İstihdam Sırasında Personel Özlük Dosyası İçin Gereken Belgeler

• Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin izni vb. ile ilgili belgeler,
• Annelik izni, çalışma raporu yeteneği / yetersizliği, hemşirelik izni başvurusu,
• Uyarılar veya diğer disiplin cezaları,
• Hastalık izni ve iş göremezlik raporları,
• İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları,
• Ücretin kesilmesi ve varsa nedeni,
• Ücret artışı, terfi, transfer vb. ile ilgili yazılı bildirimler,
• Performans değerlendirme formları,
• Çalışanlara iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili verdikleri bilgiler ve alabilecekleri riskler ile ilgili belgeler,
• İş kazası raporları,
• Geçici transfer için çalışanın onayı,
• Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar.

Çalışanın İşten Ayrılması Durumunda Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler

• SGK kayıt silme-işten ayrılma bildirimi,
• İbraname,
• İstihdam belgesi,
• Fesih bildirimi,
• İstifa dilekçesi,
• Kıdem tazminatı ve ihbar tazminatı,
• Haklı fesih sebebi olması durumunda evrak delilleri,
• Noterden gönderilen bildirimler,
• Yazılı bildirimler.

Varsa diğer belgeler;

• İş başvuru formu,
• İstihdam formu teklifi,
• Evlilik cüzdanı fotokopisi,
• Referans mektupları,
• Özgeçmişler,
• Bağımlıların kimlik kartının kopyası,
• Eski işyerlerinden referanslar,
• Çalışanların eski çalışmalarında yararlandığı asgari geçim indirimi ile ilgili belge.

Personel Özlük Dosyalarının Gizliliği

İş Kanunu’nun, 75. maddenin ikinci fıkrasında işveren, çalışan hakkında sahip olduğu bilgileri ifşa etmemekle yükümlüdür benzeri bir madde bulunmaktadır.

Personel dosyasının gizliliğini ihlal eden işveren, uğradığı zararı alma yükümlülüğü altına girebilir. Mahremiyetin ihlali, Türk ceza Kanunu’na göre suç teşkil eden bir eylemdir.
75. maddede belirtilen personel dosyalarını saklayamayan işveren 1478 TL idari para cezasına tabidir.

İşçi Özlük Dosyası Olmamasının Bir Cezası Var mı?

İşyeri, 4857 sayılı iş kanunun 75. maddesine göre istihdam ettirdiği çalışanların, özlük dosyalarını düzenlemediği takdirde 104. maddeye göre 2020 yılı için 2.943,00 TL idari para cezası alabilmektedir.

İşverenler Özlük Dosyalarını Ne Kadar Süre İle Saklamalıdır?

Özlük dosyasının hazırlanması kadar ne kadar süreyle saklanacağı da çoğu işverenin merak ettiği bir konudur. Çalışan özlük dosyasının saklanma süresine dair herhangi bir kesinlik bulunmamaktadır. Borçlar Kanunu’nun 125. maddesi göz önüne alındığında dosyanın saklanma süresinin 10 yıl olduğu söylenebilir. Fakat dosyada yer alan belgeler çeşitlilik gösterebilmektedir. Bu nedenle bazı belgelerin saklanma süreleri de farklılık gösterebilir.