Başarılı bir toplantı için 7 öneri
Toplantılar iş hayatının vazgeçilmez değerlerinden biridir. İleriye dönük planların konuşulduğu, geçmişte yapılanların değerlendirildiği ve çalışanların birlikte paylaşım yapmalarına imkân tanıyan toplantılar aslında iş hayatında can simidi kadar önemli bir buluşmadır. Toplantılara atfedilen bu büyük görevin yerine gelmesi içinse başarılı ve verimli geçmesi gerekir. Yeterli verimliliğe ulaşmamış ve lider açısından da çalışanlar açısından da herhangi bir kazanımın olmadığı toplantılar genellikle başarısız olarak nitelendirilir.
Peki, Başarılı Toplantı Nasıl Olur?
Toplantı Yapmanız Gerçekten Gerekiyor Mu?
Toplantı yüz yüze konuşulması gereken konulardan dolayı yapılan bir buluşmadır. Konuya bu yönden bakılacak olursa sadece ufak bir mesele için onca insanı ya da birkaç insanı bir araya toplayarak vakitlerini almak toplantı sayılmaz. Ayrıca liderlerin en ufak meselede toplantı yapması da toplantının anlamını yitirecek ve bir çile aline gelecektir. Eğer toplantı konunuz gerçekten önemliyse ve mail atmak kadar basit bir yolla halledilemeyecekse toplantı yapın.
Toplantılarınızda Gündeminiz Olsun!
Toplantılarda nelerden bahsedeceğinizi çalışanlarınızla paylaşın. Konuşacağınız konuları çalışanlarınıza söylemeniz daha fazla beyin fırtınası yapmayı ve konuların daha iyi anlaşılmasını sağlayacaktır.
Toplantılarda Vaktinizi Belirleyin!
Toplantıların belirli bir vaktinin olması her mesele için ayrılan zamanın olması anlamına gelir. Tartışılacak ve karara bağlanacak konular bu zaman dilimi içerisinde işlendiği gibi çalışanlarda ucu açık bırakılan ve ne zaman biteceği bilinmeyen toplantıdan korkmak yerine günlerini toplantıya göre planlayabilirler. Özellikle mesai saatlerinin dışına çıkmaya başladığınızda çalışanlarınızın toplantıya olan ilgileri de düşecektir.
İlginizi çekebilir; İş Hayatında Zamanı Verimli Kullanmanın 8 Yolu
Toplantıda Liderlerin Olması Ayrıcalıktır!
Toplantıların kalitesini artıran durumlardan biri de toplantının lidere yardımcı olan ilgili kişiler tarafından değil de yetkiye sahip olan yöneticiler tarafından yapılmasıdır. Liderlerin toplantısı çalışanların gözünde daha önemli konuların konuşulacağı ve yetkili mercideki biri ile iletişim kurulacağı için daha önemlidir.
İlginizi çekebilir; İyi Bir Takım Lideri için 8 İpucu
Toplantı Yerini İyi Ayarlayın!
Toplantı yaparken buluşulacak olan mekânın doğru seçilmesi ve toplantıya uygun olması oldukça önemlidir. İlgilerin dağıldığı bir ortamda toplantı yapmak oldukça zor bir iş olacağı gibi verimli de olmayacaktır. Ancak arada mekân değişikliği yapmak ve sakin ortamlar seçmek toplantıyı çekici kılacaktır.
Toplantıda Çalışanlara Söz Hakkı Verin!
Saatlerce sürecek bir toplantıda çalışanlara söz hakkı vermemek ve ya onların fikirlerini dikkate almamak toplantının tek taraflı ilerlemesine neden olacaktır. Tek taraflı toplantılar ise çalışanlar açısından verimi düşük bir buluşma gibi değerlendirilecektir.
Toplantının Başında ve Sonunda…
Toplantıya başlarken çalışanlarınıza samimi gelecek bir hitap şekli ile selam verip, hal hatır sorabilirsiniz. Toplantı bitiminde ise çalışanlarınıza edeceğiniz bir teşekkür ve sıcak bir gülümseme ile başarılı toplantınızı sonlandırabilirsiniz.
