İş Tanımı Nasıl Yazılır?

Küreselleşme çağıyla birlikte daha keskin bir rekabete ev sahipliği yapan iş dünyasında avantajlı konuma gelebilmek adına pek çok yönteme başvurulmaktadır. Bu yöntemlerden biri de iş dallarının profesyonelleşmesi ve net bir şekilde iş tanımlarının yapılmasıdır.

Geleneksel dönemde şirketlerde ya da işletmelerde istihdam edilen personeller, bölüm ayrımı olmaksızın gerekli olan her işi yapıyordu. Ancak modern dönemde bu durumun verimliliği düşürdüğünün anlaşılması üzerine iş tanımı kavramı önem kazanmış ve her çalışan yalnızca kendisi için tanımlanmış olan görevi yerine getirmeye başlamıştır. Çalışanların yapacakları işin tam ve net bir şekilde tanımlanmış olması hem yeni çalışanlar istihdam ederken istenilen kişilerin daha kolay bulunabilmesine hem de organizasyon içerisinde uyumlu çalışma düzenin sağlanabilmesine yardımcı olmaktadır. Herkesin sınırlarını, sorumluluklarını ve yetkilerini net olarak bildiği bir ortamda kaos görülme olanağı daha düşüktür.

Doğru İş Tanımı Nasıl Yapılır?

İş tanımı nasıl yapılır sorusunun esasında tek bir cevabı yoktur. İş tanımlaması yapabilmek için detaylı bir çalışma yapılması gereklidir. İş tanımlaması yapılırken ilk dikkat edilmesi gereken husus, bu işin uzmanlar tarafından yapılmasıdır. İş tanımının gelişigüzel bir şekilde yapılması, sonrasında yetki ve görev kaynaklı sorunların yaşanmasına yol açabilmektedir. Şirketlerin bünyesinde bulunan insan kaynakları uzmanları, iş tanımını yapabilmek için en yetkin kişilerdir. Ancak uzmanların da bu işi tek başlarına değil, birimleri ile ortaklaşa yapmasında yarar vardır. Doğru bir iş tanımlaması yapabilmek için, öncelikle işin analiz edilmesi gereklidir. İş analizi yapılırken, aşağıdaki hususların dikkate alınması önem arz etmektedir:

• Çalışanların Sorumluluklarını Saptama: Halihazırda bir işi yapan çalışanların olduğu ancak tanımı net olarak belli olmayan işlerde tanımlama yaparken, ilk olarak o işi yapan kişilerin sorumluluklarının ne olduğunun belirlenmesi gereklidir. Doğru bir iş tanımı yapabilmek açısından çalışanların sorumluluklarını belirlemiş olmak en önemli adımlardan biridir.
• Benzer İşleri Araştırmak: Farklı şirketlerde aynı iş ya da benzerleri için yapılmış olan tanımları incelemek ve onlardan da yararlanmak gereklidir. Özellikle internet ile birlikte bilgiye erişimin daha kolay hale gelmesi, bu duruma olanak sağlamaktadır.
• Görev ve Sorumlulukların Belirlenmesi: Görev tanımı yapılırken çalışandan ne beklendiğinin açık bir şekilde beyan edilmesi gereklidir. Belirli bir pozisyonda çalışan kişiler, ne yapmaları gerektiğini ve neleri başarmaları gerektiğini tam olarak bilmelidir.
• Gerekli Yeteneklerin Belirlenmesi: Görev tanımı yapılmasının şirketlere en büyük katkılarından biri de yeni çalışanların istihdam edilmesine gerek duyulduğu zaman, ihtiyaca en uygun kişinin seçilebilmesine sağladığı olanaktır. Bu yüzden de bir pozisyon için işe alım yapılacağı zaman, işin tanımının yanı sıra yetenek gereksinimlerinin de beyan edilmesi gereklidir. Yeteneklerin yanı sıra gerekli olan eğitim düzeyi, sertifikalar, fiziksel gereklilikler ve iş ortamına dair kesin bilgiler de belirtilmelidir.

İş Tanımı Örneği

Bu analizler yapıldıktan sonra iş tanımının yer aldığı bir iş tanımı örneğinin hazırlanması gereklidir. Hazırlanacak olan görev tanımı örneği iş yerinde görülebilecek bir şekilde asılabilir ya da her çalışan için bir kopyası hazırlanabilir. Görev tanımı örnekleri büyük ölçüde birbirlerine benzer niteliktedir. Bu örnekte işin tüm detayları ile sistematik bir şekilde açıklanmış olması önem arz etmektedir.

Birden fazla faaliyet alanının bulunduğu şirketlerde iş tanımlaması yapılırken iş kodlarının kullanılması kolaylık sağlayacaktır. Hazırlanacak olan örnekte iş kodunun hemen altında işin hangi departman ve hangi birim içerisinde yer aldığı da belirtilmelidir. Sonrasında bu birimde çalışan amirlerin hiyerarşik olarak sıralamasının yapılması ve her bir amirin görevi ile sorumluluk alanın da açık bir şekilde açıklanması gereklidir.

Çalışanların yaşadıkları bir sorun karşısında kime başvuracaklarını bilmeleri için bu husus önemlidir. Daha sonra görev tanımı örneğinin büyük bir kısmını oluşturan pozisyon görevleri başlığı oluşturulmalıdır. Bu başlık altında, tanımlaması yapılan işte çalışacak olan kişilerin nelerden sorumlu oldukları açıkça yazılmalıdır. Görevlerin neler olduğu listelenirken herhangi bir şeyin gözden kaçırılmaması, sonradan çalışanlar ile görev ve yetki tartışmalarının engellenmesi açısından üzerinde durulması gereken bir konudur. Örneğin devamında da çalışanın bu işi yaparken kullanması gereken araçların neler olduğu beyan edilmelidir. Bu sayede şirket içerisinde ya da çalışma alanında bulunan araç gereçlerin, yetkili olmayan kişiler tarafından kullanılmasının önüne geçebilme olanağı da doğmaktadır.

Son olarak da tanımlaması yapılan görevi icra edilecek kişinin hangi ortamda ve hangi şartlar altında çalışacağı ile bu çalışma alanında bulunan olası risklerin neler olduğunun bildirilmesi gereklidir.

İş Tanımının Performans Değerlendirmesi

Büyük ve orta ölçekli şirketlerde belirli aralıklarla performans değerlendirme işlemi yapılmaktadır. Performans değerlendirmenin temel amacı, çalışanlara verilen eğitimlerin ne ölçüde olumlu geri dönüş sağladığının tespit edilebilmesi ve personelin işletmeye katkısının ölçülebilmesidir.

İlk kez iş tanımı yapılan bir işletmede de bir süre sonra performans değerlendirme yoluna gidilmelidir. İş tanımının geçerli olduğu dönem ile daha önceki dönemin kıyaslanması ve aradaki değişimin gözlenmesi önem arz etmektedir. İş tanımından yeteri kadar verim alınamaması durumunda, tanımlama üzerinde birtakım değişikliklerin yapılması mümkündür. Yapılan her değişiklik sonrasında değerlendirmeler devam etmeli ve maksimum verim elde edilinceye dek iş tanımında geliştirmeler yapılmalıdır.

İş Tanımı Yapmanın Önemi

Profesyonelleşme çabalarının önem kazandığı günümüz dünyasında şirketlerde iş tanımı yapmak, iş ortamında meydana gelmesi muhtemel kaosun önlenmesi adına gereklidir. Herkesin görev ve sorumluluklarını bilincinde olduğu bir ortamda, herhangi bir işin aksaması söz konusu değildir. Ayrıca çalışanlar ile amirler arasında ya da çalışanların kendi arasında hangi işi, kimin yapacağına dair tartışmalar da bu tanımlama ile ortadan kalkmaktadır. Uzman kişiler tarafından yapılacak iş tanımı, iş verimliliğinin artırılmasına hizmet etmektedir.