Kurum İçi Oryantasyon için Bilmeniz Gerekenler

Şirketlerin işe alma sürecinde kritik bir yere sahip olan oryantasyon, çalışanların işlerine ve kuruma uyum sürecini hızlandırması açısından büyük önem taşımaktadır. İşe yeni alınan çalışanların kuruma uyum sağlama süreci içinde pek çok konu bulunmaktadır. Organizasyon yapısı ve iş süreçlerinden, yemek ve ulaşıma kadar pek çok konu, oryantasyon kapsamında ele alınmaktadır. Bu sürecin iyi değerlendirilmesi, çalışan motivasyonunun uzun vadede yüksek olmasında da belirleyici bir rol oynamaktadır.

Yeni işe alınan personelin işe başladığı günde diğer çalışanların duyarlı ve anlayışlı davranması oldukça önemlidir. Genellikle pek çok çalışan ilk iş gününü bir şey yapmadan sadece oturarak, yöneticisinin kim olduğunu merak ederek veya öğle yemeğine ne zaman çıkacağını düşünerek günü tamamlıyor. Bu gibi karışıklıkların ve belirsizliklerin yaşanması hem çalışan için kötü bir başlangıca sebep oluyor hem de sizin çalışanlarınızdan verim alma süreciniz gecikmiş oluyor. Bu yazımızda, kurum içi oryantasyonun önemi ile ilgili tüm detayları ele alacağız.

İlginizi Çekebilir; Yeni İşe Başlayan Çalışanlar İçin 9 İlk Gün Önerisi

Kurum İçi Oryantasyonun Önemi Nedir?

İş dünyasında oryantasyonun önemi genellikle hafife alınır. Oryantasyon ve işe alım süreçleri, yeni başlayacak olan çalışanların çalışma süreçlerini ve iş rollerini kavraması için kritik öneme sahiptir. Oryantasyon, insan kaynakları departmanları aracılığıyla yasal amaçlara hizmet eder ve aynı zamanda daha verimli bir işgücü sahası oluşturur. Oryantasyon, kurum içindeki kurum politikasının gelişmesine ve çalışanlara bu politikanın çalışanlara daha iyi aktarılmasına zemin hazırlar. Tüm çalışanlar; çalışma süreçleri ve şirket politikalarını bilmelidir.

Oryantasyon ile işe yeni başlayanlar; iş arkadaşlarına ve yöneticilerine planlı bir şekilde daha yakından tanıtılır. Mevcut çalışanlar; yeni başlayan çalışanlara kurumun çalışma felsefesini, temel kuralları ve çalışma sürecini anlatırlar.

Çalışanlar hak ettiği pozisyona yerleştirilse bile ilk günden kurumun çalışanlara verdiği değeri anlamak pek mümkün değildir. Oryantasyonun ilk günlerinde; yeni başlayanların diğer çalışanlar ile iletişim kuramaması ve kurumun bir parçasıymış gibi hissedememeleri uzun vadede sorunlara ve kurum kültürüne adapte olamamalarına neden olabilir. Aslında bu durumun temel sebebi kurum içinde iyi bir oryantasyon programının uygulanmaması ile alakalıdır. Çalışan oryantasyonu, yeni bir çalışanı organizasyona kabul etme sürecidir. Yeni çalışanlar için genellikle iş tanımı, işin faydaları, işe uygunluk, şirket kültürü, şirket geçmişi, organizasyon şeması gibi konuları içeren bir bilgilendirme toplantısı düzenlenir.

İlginizi Çekebilir; Doğru Personel Seçimi için 7 Önemli Madde

Kurum İçi Oryantasyon Çalışanlar İçin Neden Önemlidir?

İşe yeni başlayacak çalışanların ilk iş gününden önce çalışma yeri ve bilgisayarının hazırlanması, e-posta adresinin ve telefon numarasının alınması, personel devam kartının hazırlanması, fotoğraflı kısa özgeçmişlerinin tüm kuruma sanal yolla ya da ilan panosuna asılarak duyurulması, yeni çalışan için hoş geldiniz yazısı/kartı hazırlanması ve iletilmesi, yeni çalışanın ilk gün insan kaynakları departmanı tarafından karşılanması ve oryantasyon süreci hakkında bilgilendirilmesi oldukça önemli noktalardır. Ayrıca, yeni çalışanlara mümkünse işe başlamadan önce ya da ilk günlerinde oryantasyon sunumu yapılması da yeni başlayacak çalışanın; kurumun iş politikasını anlaması ve işe adapte olma sürecinin hızlanması açısından yardımcı olacaktır. Söz konusu oryantasyon sunumları; toplu işe alımlarda çalışanlara direkt yapılan, temel oryantasyon kapsamında yer alan konuları içeren, üst düzey yöneticilerin fotoğraflarının ve iletişim bilgilerinin de bulunduğu sunumlar olarak hazırlanmalıdır. Böylece yeni çalışanlar hem iş politikasını hem de yöneticilerini yakından tanımış olurlar. Yeni çalışana direkt sunum yapılamayan durumlarda sunuma benzer şekilde kurumu tanıtan ve yeni çalışanın ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içeren bilgilendirici bir CD, kitapçık ya da online eğitim videoları gibi çeşitli kaynaklar sunulabilir.

Oryantasyonda yeni çalışanın, işi uygulamalı öğrenerek, uygulama sürecini kavraması ve işe uyum sürecinin kısaltılması amaçlanır. Ne kadar deneyim sahibi olursa olsun yeni çalışandan ilk günlerde iyi performans beklemek haksızlık olur. Yeni çalışan ile bölümündeki sorumlu kişinin işlerin uygulanması sırasında birlikte çalışmaları; oryantasyon sürecinin sağlıklı ilerlemesi açısından oldukça kritiktir. Yeni çalışan oryantasyonu sağlayan kuruluşlar genellikle daha yüksek iş verimi ve daha düşük işten ayrılma oranları ile karşılaşırlar. Kapsamlı bir oryantasyon ve işe alım programı, çalışanlara verimli bir iş olanağı sunmalı ve olumlu iletişim kurmaları için bir temel sağlamalıdır.

Oryantasyonun düzenli bir şekilde işlemesi yeni başlayan çalışanlar için önemli olduğu kadar mevcut çalışanlar içinde oldukça önemlidir. Hangi bilgiye nasıl ve nereden ulaşılabileceğinin açıklanması, kurum kültürü, iletişim kuralları, çalışma ortamı alışkanlıkları, kurum hedeflerinin yeni çalışanlar ile paylaşılarak çalışanın sorumluluklarını önceliklendirmesi gibi noktalarda yeni başlayanlara rehberlik sağlanmalıdır. Oryantasyon programlarında; konferans, açık oturum, şirket gezileri, kurumu tanıtıcı yayın, görsel ve işitsel teknikler, çalışanlarla yapılan görüşmeler gibi seçenekler kullanılabilir. Hangisinin uygulanacağı ise oryantasyonun amacına ve kapsamına göre değişebilir. Oryantasyon süresi ise genelde işin kapsamına ve pozisyonun zorluğuna göre 2 hafta ile 6 ay arasında değişebilir.  Oryantasyon sürecinde iş güvenliği sağlanarak yeni çalışan için risksiz bir çalışma ortamı sağlanması da ayrıca önemlidir.

Oryantasyon eğitimi tamamlandıktan sonra yeni çalışanlar için düzenlenecek ve sosyal kaynaşmayı artıracak küçük bir hoş geldiniz partisi ya da tüm çalışanların bulunduğu bir yemek daveti düzenlemek, birlikteliği pekiştirmek açısından etkili olacaktır. İyi bir oryantasyon programı, çalışanlara işleri ve çalışırken ne hissettikleri hakkında soru sorma ve geri bildirim sağlama özgürlüğü sunar. Bu geri bildirim, genellikle kuruluşun çalışanların karşılaştığı sorunları çözmesine yardımcı olur. Böylece, bir kuruluş elindeki geri bildirimle sorunları daha kolay çözüme ulaştırarak kurumu geliştirebilir.

Kurum İçi Oryantasyonun İş Dağılımı Üzerindeki Rolü Nedir?

Oryantasyon, insan kaynakları hedeflerini, şirket politikalarını ve tüm büyük fırsat eşitliği protokollerini kapsar. Entegrasyon, çalışanları eğitim ve öğretim yolu ile özel kurum süreçlerine adapte eder. Bu noktada, yukarıda bahsettiğimiz gibi mevcut çalışanlarında önemli rolleri vardır. Oryantasyondaki yeni çalışanlara yardımcı olmaları ve kurumun iş akışını ve prensiplerini yeni ekip arkadaşlarına doğru bir şekilde aktarmaları son derece önemlidir.

Örneğin, teknoloji tabanlı bir pozisyonda çalışıyorsanız, bir kurum e-postası, online iletişim platformlarında bir profil, iş rolü için gereken bulut depolama sistemlerine ve yazılımlara erişim sağlayabilmeniz gerekecektir.

Oryantasyon, açıkça tanımlanmış roller, iş gereksinimleri ve beklentiler yaratır. Soruları ortaya çıkmadan önce yanıtlar ve kurumun gelişimine ve çalışanların rolüne dayalı olarak işleyişi öngörür. Çalışma zorluklarını hafifletme ya da çözme, oryantasyon sürecinin ana unsurlarındandır.

Oryantasyon, belirsizliği azaltarak çalışan güveninin artmasını içerir. İnsan Kaynakları departmanları ve yöneticiler ile çalışanlar arasındaki iletişim için bir sistemin yanı sıra net bir şekilde iki taraf içinde beklentiler söz konusudur. Oryantasyondan sonra çalışan, farklı konular ve iş gereksinimleri hakkında kiminle ya da kimler ile konuşacağını tam olarak öğrenmiş olur.

Beklentiler tanımlandıktan ve iş temposuna adapte olduktan sonra çalışanlar, iş yerindeki rollerini bilir ve görevlerini daha etkin bir şekilde yerine getirebilirler. Bu durum, aynı zamanda olumlu bir çalışma ortamı ve güvenilir çalışanların oluşturduğu bir kuruluşa zemin hazırlar. Çalışanlar, bu başarılı ve gelişen kurumun bir parçası olduklarını bilir ve daha motive şekilde istikrarlı olarak çalıştıkları kuruma değer katmayı hedeflerler.