İş Yerinde Etkili İletişim için 7 İpucu
Etkili iletişim, basit bilgi alışverişinin ötesine geçer. Verilen bilginin ardındaki duyguları ve güdüleri anlamak çok önemlidir. Mesajları başarılı bir şekilde iletmenin yanı sıra, konuşmayı aktif olarak dinlemek ve tam olarak anlamak, konuşmacının duyulduğunu ve anlaşıldığını hissetmesini sağlamak önemlidir.
Bugün iş arkadaşlarımızla neredeyse sürekli iletişim halindeyiz. İş arkadaşınıza "merhaba" demek, uzaktaki bir ekip üyesiyle sanal kahve içmek veya ekibinize pijama giyen bir kedinin gifini göndermek konusunda pek fazla düşünmeyebilirsiniz; bunda bir sakınca yoktur. İşyerinde iletişim kuruyor olsanız bile, bu tür mesajlar ile işyerindeki iletişim arasında bir fark vardır.
Etkili İletişim Nedir?
Etkili iletişim, mesajın açık ve amaçlı bir şekilde alınmasını ve anlaşılmasını sağlayacak şekilde fikir, düşünce, görüş, bilgi ve bilgi alışverişidir. Etkili iletişim kurduğumuzda tüm paydaşlar tatmin olur.
Etkili iletişim becerilerini geliştirmek, mesajların açıkça iletilmesini ve anlaşılmasını sağlamak için aktif dinleme, sözlü iletişim, sözsüz ipuçları, beden dili ve duygusal zeka arasında hassas bir denge gerektirir.
Bu sadece konuşmaktan daha fazlasıdır; Etkili iletişim, dinleme becerilerini ve kişilerarası dinamiklerin derinlemesine anlaşılmasını gerektirir. Bireyler bu iletişim becerilerini boşlukları kapatmak, bilinçli kararlar vermek ve ilişkileri güçlendirmek için kullanabilirler.
“İşyeri İletişimi” Ne Anlama Geliyor?
İşyeri iletişimi, işyerinde işle ilgili yaptığınız her türlü iletişimdir. Buna bireysel görevler hakkında iletişim kurmak, proje durumu güncellemelerini paylaşmak veya yöneticilere veya çalışanlara geri bildirimde bulunmak gibi şeyler dahildir. İşyerinde nasıl iletişim kurulacağını bilmek, etkili işbirliğinin önemli bir parçasıdır; çünkü açık bir şekilde iletişim kuramazsanız, yanlış iletişim, kafa karışıklığı ve hatta istemeden birinin duygularını incitme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
İşyerinde iletişim yüz yüze, yazılı olarak, video konferans platformu üzerinden, sosyal medyada veya grup toplantısında gerçekleşebilir. Bu aynı zamanda gerçek zamanlı veya eşzamansız olarak da gerçekleşebilir; iş hakkında e-posta, kayıtlı video veya proje yönetimi aracı gibi bir platform üzerinden iletişim kurduğunuzda gerçekleşir. İşyeri iletişiminin bazı örnekleri şunlardır:
• Takım toplantıları
• 1:1 geri bildirim oturumları
• Bilgi alma
• Proje durumu veya ilerlemesi hakkında iletişim kurma
• Fonksiyonlar arası görevlerde işbirliği
• Sözsüz iletişim
İşyerinde Etkili İletişimin Faydaları
Açık ve etkili işyeri iletişimi şunları sağlayabilir:
• Çalışan bağlılığını ve aidiyetini artırın
• Kişilerarası becerileri ve duygusal zekayı geliştirin
• Ekibin katılımını teşvik edin
• Üretkenliği artırın
• Sağlıklı bir işyeri ve organizasyon kültürü oluşturun
• Çatışmayı azaltın
• Elde tutma oranını artırın
İşyerinde Daha Etkili İletişim için 7 İpucu
İşyerinde etkili iletişim tamamen nerede, nasıl ve ne zaman iletişim kurduğunuzla ilgilidir. Daha iyi iletişim becerileri geliştirmek için bu yedi ipucunu deneyin.
1. Nerede ve ne hakkında iletişim kuracağınızı bilin
İletişim yüz yüze, e-posta, anlık iletiler ve iş yönetimi platformları aracılığıyla pek çok farklı biçimde gerçekleşir. En etkili şekilde olabilmek için iletişim kurallarına uyduğunuzdan ve doğru şeyler hakkında doğru yerlerde mesaj gönderdiğinizden emin olun.
Bazen nerede iletişim kuracağınızı bilmek başarmanın yarısıdır. Şirketinizin farklı iletişim araçları olabilir, bu da hangi aracın kullanılacağını bilmeyi daha da önemli hale getirir. Sorunuz veya yorumunuz için hangi araç uygundur? Gerçek zamanlı olarak iletişim kurmanız mı gerekiyor yoksa eşzamansız bir mesaj göndermek uygun mudur? Emin değilseniz bir ekip üyesine veya yöneticinize farklı türde mesajları nereye göndermeniz gerektiğini sorun. Herkesin aynı sayfada olması önemlidir.
2. İşbirliği becerileri geliştirin
İşbirliği etkili ekip çalışmasının temelidir. Güçlü ekip işbirliği becerileri geliştirmek için açık ve dürüst iletişim uygulamanız gerekir. Bu mutlaka her zaman bazı konularda fikir birliğine varmak anlamına gelmez; nasıl fikir ayrılığına düşüleceğini bilmek ve bu farklılıklar üzerinde çalışabilmek de işbirliğinin önemli bir parçasıdır.
İşbirliği ve iletişim becerileri bir nevi “tavuk ve yumurta” senaryosuna benzer. Etkili iletişim kurarak iyi bir işbirliği kurabilirsiniz ancak nasıl işbirliği yapılacağını bilmek güçlü iletişimin temel bileşenidir. Esasen bu, zaman içinde hem işbirliğini hem de iletişim becerilerini geliştirmek için pratik yapmanız gerektiği anlamına gelir. Ekip işbirliğini geliştirdikçe, çalışma ortamında bilgi ve fikirleri aktarma konusunda daha iyi hale geleceksiniz ve bunun sonucunda dürüst iletişim, işbirliğinin daha zahmetsiz olmasını sağlayacaktır.
3. Fırsat buldukça yüz yüze konuşun
Yanlış iletişimi önlemenin belki de en denenmiş ve doğru yolu yüz yüze konuşmaktır. Ekibiniz sanal ise video konferans yoluyla konuşmak da işe yarar. Bir konuşmanın zor olacağını biliyorsanız göz teması özellikle önemlidir. Tonla yazı yoluyla iletişim kurmak zor olabilir, bu nedenle ideal olarak ekip üyenizin yüz ifadelerinizi ve beden dilinizi görebilmesini istersiniz.
Ekibiniz uzaktaysa veya dağınıksa, video konferans yerine telefon görüşmesi yoluyla iletişim kurmak da işe yarayabilir. Video konferans yorgunluğu gerçektir ve uzaktaki ekipler için işbirliğini ve iletişimi özellikle zorlaştırabilir. Telefonla iletişim kurmak görsel yorgunluğun bir kısmını azaltırken aynı zamanda ekip üyenizin sesini ve tonunu duyabilmenizi sağlar.
4. Beden dilinize ve ses tonunuza dikkat edin
İletişim sadece ne söylediğinizle ilgili değildir; aynı zamanda bunu nasıl söylediğinizle de ilgilidir. Kollarınızı çaprazlamadığınızdan veya sert davranmadığınızdan emin olun. Çoğu zaman beden dilinizin mevcut durumla hiçbir ilgisi olmayabilir; belki de kişisel yaşamınızdaki bir şeyden dolayı yorgun veya streslisiniz. Ancak bu bağlama sahip olmayan ekip üyeleriniz eylemlerinizi görebilir ve bir şeye kızgın olduğunuzu veya üzgün olduğunuzu varsayabilir. Özellikle sert konuşmalarda, kasıtsız ipuçları vermekten kaçınmak için beden dilinizi ve yüz ifadelerinizi gevşetmeye çalışın.
5. İki yönlü iletişime öncelik verin
Dinleme becerileri iş yerinde iletişim için konuşmak kadar önemlidir. İşbirlikçi bir ekip üyesi olmanın bir parçası da kendi fikirlerinizi ortaya koymaya çalışmak yerine diğer insanların fikirlerini dinlemektir.
İki yaygın dinleme türü vardır: cevap vermek için dinlemek ve anlamak için dinlemek. Cevap vermek için dinlediğinizde, diğer kişinin ne söylediğinden çok, bir sonraki söyleyeceğiniz şeye odaklanırsınız. Bu tür bir dinlemeyle, önemli bilgileri kaçırma ve hatta diğer kişinin söylediklerini tekrar etme riskiyle karşı karşıya kalırsınız.
Bunun yerine aktif dinlemeyi deneyin; yani nasıl cevap vereceğinizi düşünmeden diğer kişinin söyleyeceklerini dinleyin. Söylemek istediğiniz bir şey düşünürseniz, bir sonraki söylemek istediğiniz şeyi hatırlamaya çalışmak yerine, anlamak için dinlemeye geri dönebilmeniz için onu not edin.
6. Hikayelere değil gerçeklere bağlı kalın
"Gerçekler ve hikayeler", Bilinçli Liderlik Grubu'nun kurucu ortağı Diana Chapman tarafından önerilen bir tekniktir. Bu durumda, "gerçekler" gerçekte olmuş olan şeylerdir; odadaki herkesin kolaylıkla üzerinde anlaşabileceği şeylerdir. Öte yandan bir “hikaye” sizin duruma ilişkin yorumunuzdur.
Örneğin, yöneticinizin küçük bir ekip toplantısı sırasında size canlı geri bildirim verdiğini varsayalım. Bu bir gerçek. Geri bildirim beklemiyordunuz ve yöneticinizin, yaptığınız işten memnun olmadıkları için geri bildirimi 1:1'e kaydetmek yerine paylaştığını düşünüyorsunuz. Bu bir “hikayedir” çünkü bunun doğru olup olmadığını bilmenin hiçbir yolu yoktur.
Hikayeler kaçınılmazdır; hepimiz gerçeklerden hikayeler yaratırız. Ancak hikayeleri gerçeklerden ayırmaya çalışın ve onları doğrulayana kadar hikayelere göre hareket etmekten kaçının. Örneğin, bu durumda, bir sonraki 1'e 1 görüşmeniz sırasında yöneticinizle konuşmak ve bir ekip toplantısında neden geri bildirim paylaştıklarını sormak isteyebilirsiniz.
7. Doğru kişiyle konuştuğunuzdan emin olun
Etkili işyeri iletişimi, ne söylediğiniz kadar kiminle konuştuğunuzla da ilgilidir. Zayıf iletişim genellikle yanlış kişilerle konuştuğunuzda veya yanlış ortamda bilgi paylaşmaya çalıştığınızda ortaya çıkar.
Bunu önlemek için odada doğru kişilerin olduğundan veya mesajı aldığından emin olun. Bunun kim olacağından emin değilseniz, eksik olabilecek önemli proje paydaşlarını belirlemek için bir alıştırma yapın.
İşyerinde Etkili İletişim Becerileri Geliştirmek için 5 İpucu
Eğer bir liderseniz, ekibinizde iletişim kuralları belirleme ve oluşturma gücüne sahipsiniz. Etkili iletişim becerileri, sağlıklı bir şirket kültürü oluşturabilir , çalışanlarınız arasında güveni artırabilir ve işlevler arası ekipler arasındaki siloları ortadan kaldırabilir. İşte nasıl:
1. Temel değişiklikleri ele alın
Ekibinizin iletişim becerilerini geliştirmeye başlamadan önce, herkesin dürüst bir şekilde iletişim kurmasını engelleyen temel sorunların olmadığından emin olun. Herkes açıkça konuşmaktan çekiniyor mu? Bir ekip üyesinin tam anlamıyla olamayacakmış gibi hissetmesine neden olabilecek herhangi bir şey var mı?
Bir lider olarak yapabileceğiniz en değerli şeylerden biri, çalışanlarınızın bir bütün olarak (veya kendilerinden getirmek istedikleri kadar) işe gelme konusunda kendilerini rahat hissetmelerini sağlamaktır. Bu, ister anlaşmazlıkları dile getirmek, iş dışında tutkuları hakkında konuşmak veya hangi tür iletişimin kendileri için en iyi sonuç vereceği konusunda dürüst olmak anlamına gelse de, her ekip üyesinin ihtiyaçlarını anladığınızdan ve bunların ekip ortamında karşılandığından emin olun.
2. Sık sık geri bildirim isteyin
İletişim tarzınız hakkında geri bildirim istemezseniz, geri bildirimi asla alamayabilirsiniz. İşyerindeki iletişim diğer tüm etkileşimleri etkilese de ekip üyeleri bunun hemen geri bildirim sağlanacak bir şey olduğunu düşünmeyebilir. Çalışanlarınızdan iletişim tarzınız hakkında geri bildirim isteyerek ekibiniz için net iletişim stratejilerini geliştirmeye ve geliştirmeye devam edebilirsiniz.
3. Ekip iletişim tarzlarını anlayın
Ekibinizle iletişim kurmanın bir başka etkili yolu da onlara nasıl iletişim kurmak istediklerini sormaktır. İletişim tercihleri bir sır ya da bir tahmin oyunu olmamalıdır ve ekip üyelerinizin video konferansları mı, telefon görüşmelerini mi, sabah erken toplantıları mı yoksa öğleden sonra doğaçlama seanslarını mı tercih ettiklerini baştan bilmek, onların gelişebilecekleri bir ortam yaratmanıza yardımcı olabilir.
Sorulması gereken önemli sorular şunları içerir:
• Yapılandırılmış toplantıları mı seviyorlar yoksa serbest akışlı beyin fırtınası oturumlarını mı tercih ediyorlar?
• Ellerinden gelenin en iyisini yüksek sesle mi, anında mı yoksa kağıt üzerinde mi düşünüyorlar?
• Hangi kişilik tipiyle özdeşleşiyorlar: içe dönük, dışa dönük veya ortam dönük?
• Ekip üyelerini tanıdıklarını mı hissediyorlar, yoksa daha fazla ekip bağını güçlendirme faaliyetlerini mi tercih ediyorlar?
• Onlar için en çok hangi tür toplantılar veya görevler enerji vericidir?
4. Ekip oluşturmaya veya buz kırıcılara zaman ayırın
Ekibinizi tanımak, iyi iletişim becerileri geliştirmek için kritik öneme sahiptir. Ekibinizi işyeri ortamı dışında tanımak için zaman ayırmanız özellikle önemlidir. Buz kırıcı sorular, her toplantıya bir kişilik ve eğlence unsuru katmaya yardımcı olabilir; bu nedenle, toplantı gündeminize dalmadan önce hafif bir sohbetle başlamayı düşünün.
5. Tonu ayarlayın
Unutmayın: İletişim kurma ve işbirliği yapma şekliniz tüm ekibinizi etkileyecektir. İşyerinde açık ve anlaşılır iletişimin standardını belirlemek size kalmıştır. Bu standardı belirledikten sonra ekibiniz de aynısını yapacaktır.
Birkaç ayda bir, herkesin ekip iletişimi konusunda ne hissettiğini takip etmek için bir not alın. Son birkaç ayda ortaya çıkan, ortadan kaldırmak veya teşvik etmek istediğiniz alışkanlıklar var mı? Ekip uygulamalarınızı "ayarlamak ve unutmak" yerine düzenli olarak ekibinizin nasıl iletişim kurduğunu düşünmek, iletişim yöntemleriniz konusunda daha bilinçli olmanıza yardımcı olabilir.
Pusula360 ile kolayca Çalışan Memnuniyet veya Çalışan Bağlılığı Anketleri oluşturabilirsiniz. Ayrıca çalışanlarınızın 90,180,270 ve 360 derece Yetkinlik Değerlendirme ve Hedef Değerlendirme süreçlerini planlayabilir ve anında oluşan ayrıntılı raporlara sahip olabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Uzaktan Çalışan Katılımı Nedir ve Nasıl Oluşturulur?
Detaylı bilgi için Demo Talep Et butonuna tıklayarak bizlere ulaşabilirsiniz.
