İş Yerinde Zaman Yönetimi: 17 İpucu ve Kazanımlar
Bugün araçlar, bildirimler, e-postalar, sosyal medya ve aklınıza ne geliyorsa sürekli olarak kesintiye uğruyoruz. Dikkat dağıtıcı ekonomimizde kaos norm haline geldi.
Gerçekten önemli olana odaklanmak veya doğru zamanda doğru işe öncelik verip vermediğinizi bilmek neredeyse imkansızdır. Yüksek öncelikli görevler, görünüşte acil mesajlar ve hiç bitmeyen bildirimler karşısında güne dair niyetleriniz pencereden uçup gider.
Yapılacaklar listenizin zamanınızı nasıl harcayacağınızı belirlemesine izin vermek yerine, günlük önceliklerinizi kasıtlı olarak belirlemek ve en alakalı işe odaklanmak için zaman yönetimi stratejilerini kullanabilirsiniz.
Zamanınızı yönetmenin tek bir doğru yolu yoktur. Bu makalede, görevlerinizin ve zamanınızın kontrolünü geri almanıza yardımcı olacak 17 farklı ipucunu, stratejiyi ve hızlı kazanımları ele alacağız.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, zamanınızı mümkün olduğunca bilinçli olarak harcamanızı sağlamak için işinizi yönetme uygulamasıdır. Zaman yönetimi üretkenliği artırabilir; ancak etkili zaman yönetiminin en büyük avantajı, dinlenme ve kişisel bakım için alan yaratabilmeniz için gününüze daha iyi öncelik verme yeteneğidir.
Zaman Yönetiminin Faydaları
İyi zaman yönetimi stratejileri, görevleri organize etmenize ve önceliklendirmenize yardımcı olabilir; böylece:
• Gün içinde daha fazla zamanınız olduğunu hissedin. Zamanınızın nereye gittiği konusunda bilinçli olduğunuzda, gereksiz görevleri azalttığınızı, bugün yapılması gerekmeyen işlerin önceliklerini kaldırdığınızı ve işleri daha kısa sürede tamamladığınızı fark edebilirsiniz. Kelimenin tam anlamıyla gün içinde daha fazla zamanınız olmayacak; ancak aynı sürede daha fazlasını başardığınızı fark edebilirsiniz.
• İş ve kişisel zaman arasında sınırlar oluşturun. Zaman yönetiminizi geliştirmek, işteki üretkenliğinizin her saniyesini kısmakla ilgili değildir. Aksine, bu stratejiler en önemli işinizi halletmenize ve hangi işlerin yarına kadar bekleyebileceğini belirlemenize yardımcı olabilir. Bugün yapılması gereken işe öncelik vererek ve hangi işi daha sonraki bir tarihe erteleyebileceğinizi netleştirerek, aynı zamanda çalışma zamanınız ile kişisel zamanınız arasında sınırlar da oluşturuyorsunuz.
• Stresi azalt. Etkili zaman yönetimi olmadan, işte asla yeterli zamanınız yokmuş gibi hissedebilirsiniz. Etrafta koşturduğunuzu ve yangınları söndürdüğünüzü hissedebilirsiniz; bu da stresin artmasına ve sonuçta tükenmişliğe yol açabilir.
• Verimliliği artırın. Ertelemeyi azaltmaya ve üretkenliği artırmaya yardımcı olacak çeşitli zaman yönetimi ipuçları vardır. Günün ana önceliklerini belirleyerek yalnızca daha üretken olmakla kalmaz, aynı zamanda her gün doğru şeyler üzerinde çalıştığınızdan emin olabilirsiniz.
Verimliliği Artırmak için 6 Zaman Yönetimi Stratejisi
Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmenin en kolay yollarından biri, denenmiş ve onaylanmış bir zaman yönetimi stratejisini günlük rutininize dahil etmektir. Zaman yönetimi stratejileri, çalışmanız için zaman sınırları belirlemenize, her seferinde tek bir görevi halletmenize ve gününüzü daha fazla niyetle planlamanıza yardımcı olur.
1. Zaman Sınırlaması
Timeboxing, işi "zaman kutuları" dahilinde tamamladığınız, hedef odaklı bir zaman yönetimi stratejisidir. Bu strateji, her bir göreve ne kadar zaman harcadığınızdan emin değilseniz ve yapılacaklar listenize daha bilinçli yaklaşmak istiyorsanız özellikle etkilidir.
Zaman sınırlaması, büyük görevleri daha küçük parçalara ayırmanıza ve daha sonra bu parçaları makul bir sürede tamamlamanıza yardımcı olur. Her görevin üç saatten fazla sürmeyen kendine özgü bir zaman dilimi olmalıdır. Örneğin, bir blog yazısı yazmanız gerekiyorsa, taslak yazmak için iki saatlik bir zaman dilimi oluşturabilirsiniz. Daha sonra bir ara verdikten sonra ilk taslağa başlamak için üç saatlik bir zaman dilimi daha oluşturabilirsiniz. Çalışmayı daha küçük parçalara bölerek, günler veya haftalar boyunca hedefinize doğru istikrarlı bir ilerleme kaydedebilirsiniz.
2. Zaman Engelleme
Time blocking, zaman sınırlamasına benzer, ancak her bir görev için belirli bir zaman planlamak yerine, ilgili iş için takviminizde belirlenen dönemleri engelleme alıştırması yapacaksınız. Çalışmanızı planlamak için zaman engellemeyi kullandığınızda, çalışma haftasını etkili bir şekilde projeler üzerinde çalışabileceğiniz, iş arkadaşlarınızla iletişim kurabileceğiniz, ara verebileceğiniz ve hatta egzersiz yapabileceğiniz ayrı zaman aralıklarına bölersiniz. Zaman engelleme; kesintiye uğramadan odaklanmanızı sağlayarak akışa ve derin çalışmaya daha fazla zaman ayırmanıza yardımcı olabilir.
Bir zaman bloğu oluşturmak için günlük veya haftalık önceliklerinizi belirleyerek başlayın. Daha sonra benzer görevleri gruplandırın, böylece bunlar üzerinde tek bir zaman diliminde çalışabilirsiniz. Son olarak, zaman kısıtlamalı programınıza bağlı kalmanıza yardımcı olması için takviminizde odaklanma süresi bloklarını planlama alıştırması yapın.
3. Pomodoro Yöntemi
Zaman sınırlaması ve zaman engellemeye benzer şekilde Pomodoro yöntemi, kısa zaman dilimlerinde işlerinizi halletmenize ve ardından çalışma oturumları arasında mola vermenize yardımcı olur. Pomodoro zaman yönetimi stratejisi özellikle faydalıdır çünkü düzenli molaları aktif olarak teşvik eder, bu da içsel motivasyon için iyidir ve beyniniz için de faydalıdır. Aslında araştırmalar, mola vermenin insanları daha yaratıcı kıldığını öne sürüyor.
Pomodoro yöntemini kullanmak için bir zamanlayıcıya, öncelikli yapılacaklar listesine ve bildirimlerinizde “erteleme” özelliğine ihtiyacınız var. Zamanlayıcınızı 25 dakikaya ayarlayarak başlayın ve bu zamanı yalnızca bir görev üzerinde çalışarak geçirmeye çalışın; mümkünse kısa mesajlarınızı veya sosyal medyanızı kontrol etmekten kaçının. Daha sonra süre dolduğunda beş dakika ara verin. İdeal olarak, molanız sırasında atıştırmalık bir şeyler almak veya esnemek için kalkmak gibi fiziksel bir şeyler yapmayı hedefleyin; ancak görevinize odaklanırken cihazlarınızı kontrol etmeniz veya önemli bir ping alıp almadığınızı kontrol etmenizde bir sakınca yoktur.
25 dakika boyunca çalışma işlemini tekrarlayın ve ardından beş dakikalık ara vererek dört kez tekrarlayın. Daha sonra dördüncü çalışma seansından sonra 20-30 dakikalık daha uzun bir ara verin.
4. Kurbağayı Ye
Mark Twain'in meşhur sözü: "Eğer işiniz kurbağa yemekse, bunu sabah ilk iş olarak yapmak en iyisidir." Kurbağayı Yiyin zaman yönetimi stratejisi bu alıntıdan ilham alır ve sizi daha az önemli veya daha az acil işleriniz üzerinde çalışmaya başlamadan önce büyük veya karmaşık görevlerin üstesinden gelmeye teşvik eder. Bu strateji özellikle günlerinizi düzenli, günlük işler ve yüksek öncelikli görevler arasında bölüştürdüğünüzde faydalıdır.
Kurbağayı Ye yöntemiyle her gün en önemli işinize ulaşmanızı sağlayabilirsiniz. Bu zaman yönetimi stratejisine başlamak için çalışmalarınızı ve önceliklerinizi merkezi bir araçta takip ettiğinizden emin olun.
5. Pareto İlkesi
Sabah ilk iş kurbağa yemek iştah açıcı gelmiyorsa Pareto zaman yönetimi stratejisini tercih edebilirsiniz. Pareto ilkesi Kurbağayı Yiyin yönteminin tam tersidir; bu strateji sizi görevleri hızlı bir şekilde ortadan kaldırmaya teşvik eder, böylece gününüze başlarken kendinizi daha başarılı ve motive hissedebilirsiniz.
Genellikle "80/20 kuralı" olarak adlandırılan Pareto ilkesinin temel bir kuralı vardır: Zamanınızın %20'sini, işinizin %80'ine ayırırsınız. Görevlerinizin bu %80'ini nispeten hızlı bir şekilde ortadan kaldırabilirseniz, iş gününüzü, zamanınızın %80'ini alacak olan %20'lik işlerle uğraşmak için serbest bırakırsınız.
6. İşleri Bitirmek
İşleri Bitirme yöntemi 2000'li yılların başında David Allen tarafından icat edildi. Allen'a göre işleri halletmenin ilk adımı, yapmanız gereken her şeyi yazmaktır. Beyin gücünüzü serbest bırakarak ve bunun yerine görev yönetimi araçlarına güvenerek, ne yapmanız gerektiğini hatırlamadan harekete geçmeye odaklanabilirsiniz.
İşleri bitirme yöntemini kullanmak için yaklaşan tüm çalışmalarınızı tek bir yerde toplayın. Daha sonra yapmanız gereken her şeyi yazdıktan sonra işinizi sıralayın ve önceliklendirin. Örneğin, artık yapmanız gerekmeyen (çöp kutusuna giden) bir işiniz olabilir, eninde sonunda yapmak istediğiniz ama şu anda yapmak istemediğiniz bir iş (bu daha sonraki bir projeye veya klasöre gidecek), bağımlı bir işiniz olabilir.
Daha Fazlasını Başarmak için 5 Zaman Yönetimi İpucu
İşinizi organize etmek için yerleşik bir zaman yönetimi stratejisi kullanmaktan hoşlanabilir veya hoşlanmayabilirsiniz. Her zaman yönetimi stratejisi her insan için etkili değildir; bu yüzden bu kadar çok sayıda strateji vardır. Bunun yerine, zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmek için bu altı ipucunu deneyin.
1. Günlük İşleri Hedeflere Bağlayın
Zaman yönetimi her zaman tüm işinizi bitirmekle ilgili değildir; daha ziyade en önemli işinizi belirlemek ve önceliklendirmekle ilgilidir. Bunu yapabilmek için günlük çalışmalarınızı ekip veya şirket hedeflerine bağlamanız gerekir; böylece günlük olarak üstesinden gelmeniz gereken en önemli görevleri belirleyebilirsiniz.
2. Çalışmanızı Önceliklendirin ve Düzenleyin
İster Kurbağayı Yiyin yöntemini ister İşleri Bitirme yaklaşımını tercih edin, hangi görevlerin önemli olduğunu bilmek çok önemlidir. Kaçınılmaz olarak, önceliği değişen bir göreviniz veya yukarı veya aşağı kaydırılan bir son teslim tarihiniz olacak. Hangi işin daha önemli olduğu konusunda netliğe sahip değilseniz, doğru işe uyum sağlayamaz ve önceliklendiremezsiniz.
İşe öncelik vermek neden önemlidir? Her yıl artan sayıda küresel çalışanı etkileyen tükenmişliğe aşina olabilirsiniz. Ancak daha az belgelenen şey, belirsiz önceliklerin tükenmişliğe nasıl katkıda bulunduğudur.
3. Her Günün Sonunda Önceden Plan Yapın
İş günü çoğu zaman bir mücadele gibi gelir çünkü başladığımızda zaten geride kalmışızdır. Her sabah e-postalara bakıp o gün için neye öncelik vermesi gerektiğini bulmaya çalışan biriyseniz, yalnız değilsiniz. Neyse ki daha iyi bir yol var.
Sabah ne yapmanız gerektiğine karar vermek yerine, her günün son beş dakikasını bir sonraki güne hazırlanarak geçirin. Bu motivasyonu artırabilir çünkü oturum açmadan önce her gün tam olarak ne yaptığınızı bilirsiniz. Bu aynı zamanda her gün en önemli işinizi yapacağınızdan emin olmanın da değerli bir yoludur. Öğleden sonra saat 4:30'da bir e-postaya veya isteğe yanıt vermek yerine, bu önemli işi bir sonraki günün programına dahil ettiğinizden emin olabilirsiniz.
4. “Hayır” Deyin veya Yetki Verin
Önceliklerinizi netleştirmenin bir avantajı, neyin daha az öncelikli olduğunu da anlamanızdır. Çalışmaya "hayır" demek her zaman kolay değildir; ancak işin mevcut önceliklerinize uymaması nedeniyle "hayır" dediğinizi açıklayabilmeniz yardımcı olur. Kendiniz için öncelikleri tanımlamak ve bu öncelikleri ekip üyelerinizle paylaşmak herkese daha fazla netlik kazandırabilir.
İşin yapılması gerekiyorsa ancak bu sizin için hâlâ bir öncelik değilse, işi başka bir ekip üyesine devredip devretmeyeceğinize bakın. Unutmayın; devretmek, görevin önemli olmadığı anlamına gelmez; yalnızca işin mevcut önceliklerinize uygun olmadığı anlamına gelir. Bu iş başka birinin uzmanlığıyla daha alakalı olabilir ve işi ona yeniden atadığınızda, işin o iş için en iyi kişi tarafından yapılmasını sağlamış olursunuz.
5. Görevlerinizi Denetleyin
Çalışmaya "hayır" demeye benzer şekilde, bir süre önce taahhüt ettiğiniz ve hala üzerinde çalıştığınız görevlere göz atmak için biraz zaman ayırın. Şu anda aklınızda olan ve artık takımınızın hedefleriyle uyuşmayan bir şey var mı?
Bu görevleri bulduğunuzda kendinize bu işin yapılması gerekip gerekmediğini sorun. Ekibiniz için artık önemli değilse işi beklemeye almayı düşünün. Görevin hâlâ yapılması gerekiyorsa, kendinize bu iş için en iyi kişinin siz olup olmadığınızı sorun; değilse, kim olduğunu bulmak için aynı delegasyon alıştırmasını yapın.
Hızlı Galibiyet için 6 Zaman Yönetimi
Yukarıda özetlediğimiz zaman yönetimi stratejileri ve ipuçları faydalıdır ancak bunların uygulanması biraz zaman alır. Önümüzdeki beş dakika içinde başlamayı mı düşünüyorsunuz? Zaman yönetiminizi hemen geliştirmek için bu altı hızlı kazanımı deneyin.
1. Bildirimleri Erteleyin
Sürekli olarak uygulamalar, bildirimler ve görevler arasında gidip geliyoruz. Bu nedenle eldeki göreve odaklanmak ve iyi bir akış yakalamak daha zordur; bu da işin daha uzun süreceği anlamına gelir.
Yapabildiğiniz zaman bildirimlerinizi kapatın veya bildirimleri geçici olarak devre dışı bırakmak için "Rahatsız Etmeyin" özelliklerini kullanın. Bu şekilde, daha derin bir çalışmaya dalabilir ve aynı zamanda ekibinize onlara daha sonra geri döneceğinizi bildirebilirsiniz. Çoğu araç geçici olarak ertelendiğinizi gösterir, bu nedenle ekip üyeleri sizden hemen yanıt beklememeleri gerektiğini bilir. Gerekirse, genellikle özelliği geçersiz kılmayı seçebilirler, böylece hiçbir zaman ulaşamayacağınız kadar uzakta kalmazsınız.
2. Fiziksel Alanınızı Düzenleyin
Masanızı ilk kurduğunuzda ne kadar temiz olduğunu bir düşünün. Muhtemelen bir bilgisayar monitörünüz ve bir klavyeniz, belki bir not defteriniz vardı, ama muhtemelen başka pek bir şeyiniz yoktu. Eğer siz de bizim gibiyseniz, o temiz masanın ömrü uzun sürmedi. Zamanla kaçınılmaz olarak kağıtlar, kutular, kitaplar, yapışkan notlar ve başıboş kablolar biriktirdiniz.
Dağınık bir masa çok fazla görünmeyebilir, ancak görsel karmaşa zihinsel dağınıklığı etkileyebilir ve odaklanmayı zorlaştırabilir. Masanızı düzenlemek için beş dakikalık hızlı bir mola verin. Artık ihtiyacınız olmayan kağıtları atın, kitaplarınızı düzgün bir sıra halinde istifleyin ve etrafta dolaşan kabloları sarın. Daha sonra işe geri döndüğünüzde odaklanmanın daha kolay olduğunu fark edebilirsiniz.
3. Benzer Görevleri Gruplandırın
Görevler arasında her geçiş yaptığınızda, beyniniz bu yeni görev için ilgili bağlamı ve bilgiyi bulmalı ve bu bilgiyi zihninizin ön planına çıkarmalıdır. Elbette beyninizin bunu yapması yalnızca birkaç saniye alır; ancak sürekli olarak görevler ve projeler arasında geçiş yapıyorsanız, bu beyninizi fazla mesai yapmaya zorladığınız anlamına gelir.
Bu, üretkenliğin azalmasına yol açabilir; günün sonunda artan tükenmeden bahsetmiyorum bile. Bunun yerine benzer görevleri gruplandırmayı deneyin. Aynı zaman bloğunda, tek bir projedeki tüm görevleriniz üzerinde veya aynı teslimata ilişkin tüm görevler üzerinde çalışıp çalışamayacağınıza bakın. Bunu yaptığınızda, bağlam değiştirmeye daha az, yüksek etkili işlerin yapılmasına odaklanmaya daha fazla zaman harcayacaksınız.
4. Toplantılar veya Odaklanma Zamanı Arasında Hızlı Görevler Üzerinde Çalışın
Muhtemelen her gün tamamlanması beş veya 10 dakika süren birkaç göreviniz vardır. Bunlar bir ekip üyesine hızlı yanıt vermek, bir belgedeki yazım hatasını düzeltmek veya başka bir iş arkadaşına iş talep formu göndermek olabilir.
Bu tür bir işiniz varsa, bunu bir proje yönetim aracı gibi ön ve ortada bir yerde saklayın, ancak üzerinde hemen çalışmayın. Bunun yerine, işlerin akışına geri döndüğünüzde, bu görevleri toplantılar arasındaki beş dakikaya veya öğle yemeğinden hemen sonra 10 dakikaya saklayın. Bu işi hızlı bir şekilde halletmekle ve bunu yaptığınız için kendinizi iyi hissetmekle kalmayacak, aynı zamanda daha karmaşık işlere harcanabilecek değerli zihinsel enerjinizi de almayacaksınız.
5. Çoklu Görev Yapmaya Çalışmayı Bırakın
Basitçe söylemek gerekirse, çoklu görev bir efsanedir. Aynı anda birden fazla şey yapıyormuşsunuz gibi görünse de çoklu görev yapmaya çalıştığınızda aslında beyninizi görevler arasında hızla geçiş yapmaya zorluyorsunuz. İş arasında her geçiş yaptığınızda beyninizin o görev için gerekli bilgiyi ve bağlamı bulması gerekir. Bu sadece yapılacak bir işe odaklanmaktan daha fazla çaba gerektirmekle kalmaz, aynı zamanda beyninizi de yorar.
Çoklu görev yerine her seferinde tek bir görev üzerinde çalışmayı hedefleyin.
6. Mola Verin
Mantık dışı görünebilir ancak zaman yönetiminizi geliştirmek için yapabileceğiniz en iyi şeylerden biri ara vermektir. İşin gerisinde kaldığımızı hissettiğimizde daha fazlasını yaparak tepki verme eğilimindeyiz, ancak beyninizin dinlenmesi ve yeniden şarj olması için zamana ihtiyacı var. Eğer çok çalışıyorsanız ve tükenmişseniz, en önemli işinizi halletmeyi bırakın, hiçbir şeyi bile yapamazsınız.
İlginizi çekebilir: Öz Yönetim Nedir? Geliştirmek için 7 Beceri
Detaylı bilgi için Demo Talep Et butonuna tıklayarak bizlere ulaşabilirsiniz.
