.png)
Etkili KPI Seçimi ve Dikkat Etmeniz Gerekenler
KPI'lar veya temel performans göstergeleri, belirli bir projenin tanımlanmış hedeflerinize doğru ilerlemesini ölçen metriklerdir. KPI'ların ölçülebilir ve alakalı olması ve ileride proje kararları almak için somut kanıt sağlaması gerekir.
Anahtar performans göstergesi (KPI), ekibinizin veya kuruluşunuzun önemli iş hedeflerine doğru nasıl ilerlediğini gösteren nicel bir ölçümdür. Kuruluşlar KPI'ları birden fazla düzeyde kullanır; hangi ölçümleri izlemek istediğinize bağlı olarak kuruluş genelinde, ekip özelinde veya hatta bireysel KPI'lar belirleyebilirsiniz. İyi bir KPI, stratejik hedeflerinize ulaşma yolunda olup olmadığınıza dair size bir fikir verebilir.
Eğer anahtar performans göstergelerini ilk defa seçiyorsanız, bu makale size KPI'ların diğer hedef belirleme metodolojilerinden nasıl farklı olduğunu, KPI'larınız için anahtar metrikleri nasıl belirleyeceğinizi ve harika anahtar performans göstergelerini nasıl seçeceğinizi anlatacaktır.
KPI’lar Nelerdir?
KPI'lar belirli bir hedefe doğru ilerlemeyi ölçmek için kullanılan birimlerdir. Etkili KPI'lar AKILLI hedef çerçevesini takip eder , yani Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Gerçekçi ve Zamanla sınırlıdır. KPI'lar AKILLI hedefinizdeki "M"yi işaretlemek için kullanacağınız ölçüm birimleridir.
Her projenin takip edebileceğiniz bir KPI listesi olacaktır. Bir sosyal medya yöneticisi izlenimleri, paylaşımları, beğenileri, takipleri, yanıtları, bahsetmeleri ve yorumları ölçebilir, ancak kendilerine sunulan tüm KPI'ları takip etmeye çalışmamalıdır. Mevcut her KPI'yı takip etmek, bir ders kitabındaki her cümleyi vurgulamak gibidir; önemli şeyler daha az yararlı bilgilerin karmaşasında kaybolduğu için amacına aykırıdır. Hedefinizi belirledikten sonra, ilerlemeyi ölçmede en etkili olacak üç ila beş KPI seçmek isteyeceksiniz.
KPI Neden Önemlidir?
Temel performans göstergeleri önemlidir çünkü ekiplerin bir organizasyonun başarısı için en önemli olan şeye odaklanmasını sağlarlar. Bir ekibin temel alanlarda ne kadar iyi performans gösterdiğini gösteren bir karne gibi davranırlar ve herkesin nerede durduğunu anlamasına yardımcı olurlar. Eğer işler yolunda gidiyorsa, devam edersiniz. Eğer gitmiyorsa, işleri değiştirme zamanının geldiğini bilirsiniz.
Örneğin, bir müşteri hizmetleri ekibi destek biletlerine ne kadar hızlı yanıt verdiklerini izlemek için KPI'ları kullanabilir. Hedef yanıt süresi belirleyerek ve gerçek performanslarını izleyerek, hızlı yanıtların daha mutlu müşterilere yol açtığını görebilirler. Bu içgörüyle, yanıt sürelerini iyileştirmeye odaklanabilir ve bunun sonucunda daha iyi müşteri memnuniyeti puanları görebilirler. Bu tür bir odaklanma, bir ekibin performansında gerçekten fark yaratabilir.
KPI Türleri
Başarıyı ölçmeye gelince, tüm temel performans göstergeleri aynı değildir. Her KPI türü, performans ve başarıya ışık tutmada benzersiz bir rol oynar. Farklılıkları anlamak, herhangi bir organizasyonun temel performans göstergelerini etkili bir şekilde kullanmasına yardımcı olacaktır.
Nicel Göstergeler
Nicel göstergeler kesin sayılardır. Ölçülebilirler ve rakamlarla ifade edilebilirler. Bunları performansın sayısal kanıtı olarak düşünün. Örneğin, yaygın bir nicel KPI aylık satış geliridir. Bir ayda satışlardan ne kadar para kazanıldığını tam olarak gösteren basit bir ölçümdür. Bir satış ekibi, operasyonlarının daha eksiksiz bir portresini çizmeye yardımcı olmak için diğer benzer göstergeleri kullanabilir.
• Aylık satış büyümesi: Satışlardaki ay bazındaki yüzdelik artışı ölçer.
• Ortalama kar marjı: Her satıştan elde edilen ortalama karı hesaplar.
• Yıllık tekrarlayan gelir: Özellikle abonelik modellerine sahip işletmeler için önemli olan, her yıl elde edilen öngörülebilir gelir.
• Müşteri başına gelir: Her müşteriden elde edilen ortalama geliri gösterir ve müşteri değerini anlamanıza yardımcı olabilir.
Nitel Göstergeler
Nitel göstergeler daha çok bir şeyin kalitesiyle ilgilidir ve genellikle özneldir. Her zaman sayılarla temsil edilmezler ve bazen gözlemler, anketler ve geri bildirimler yoluyla yakalanırlar.
Müşteri memnuniyeti buna iyi bir örnektir. Bu, insanların hizmetinizden ne kadar memnun olduklarını soran müşteri anketleri aracılığıyla ölçülebilir ve size nasıl yaptığınıza dair nitel bir görüş sağlar. İşte müşterilerin bir markayı nasıl gördüğünü de gösteren birkaç KPI:
• Marka itibarı: Müşterilerinizin markanızı tavsiye etme olasılığını ölçer; müşteri yorumları veya sosyal medya duygu analizi yoluyla elde edilir.
• Müşteri memnuniyeti endeksi: Bu, müşterilerinizden ürünleriniz veya hizmetlerinizle ilgili memnuniyetlerini derecelendirmelerini isteyen anketlerden elde edilebilir.
• Müşteri şikayetleri ve çözüm oranları: Alınan şikayetlerin sayısını ve ne kadar etkili bir şekilde çözüldüğünü takip eder.
• Müşteri sadakati ve elde tutma oranları: Müşterilerin ek satın alımlar yapmak için ne sıklıkla geri döndüğünü ve markayla ne kadar süre kaldıklarını ölçün.
Öncü Göstergeler
Öncü göstergeler, işletmeniz için bir hava durumu tahmini gibidir; gelecekteki performans hakkında size bir ön bilgi verirler. Değişiklikleri ve eğilimleri gerçekleşmeden önce tahmin edebilirler ve şirketlerin stratejilerini proaktif olarak ayarlamalarına olanak tanırlar.
Örneğin, bir blog pazarlama projesi için KPI'lar seçtiğinizi varsayalım. Dikkate alabileceğiniz bazı önde gelen KPI'lar şunlardır:
• Gönderi başına ilgili anahtar kelime sayısı
• Oluşturulan varlık başına kaydedilen saat sayısı
• Sitenizdeki diğer içeriklere her gönderideki bağlantı sayısı
• Sitenizdeki diğer içeriklerden her gönderiye gelen bağlantı sayısı
Bunların hepsi her gönderinin nasıl performans göstereceğini tahmin edebilen metriklerdir. Sitedeki diğer içeriklere bağlantı veren ve minimum sayıda alakalı anahtar kelimenizi karşılayan makalelerin başarılı olma olasılığı daha yüksektir. Öte yandan, oluşturulması normal sürenin yalnızca yarısını alan bir tasarım varlığının ortalamanın altında kalitede olması ve sonuç olarak iyi performans göstermemesi muhtemeldir. Önde gelen KPI'lar, projenin yayınlandıktan sonra başarılı olma olasılığını en üst düzeye çıkaran önceden rehberlik sağlar.
Gecikmeli Göstergeler
Gecikmeli göstergeler, halihazırda olanları doğrular. Geçmiş performansı anlamak için dikiz aynasına bakmak gibidirler. Tüm satışlar yapıldıktan ve masraflar ödendikten sonra ne kadar para kazanıldığını gösteren üç aylık kârlar gibi finansal olabilirler.
KPI'larınızı seçerken, öncü ve geciken göstergeler arasında iyi bir denge kurduğunuzdan emin olmalısınız. Yukarıdaki aynı blog pazarlama kampanyası için, dikkate alabileceğiniz bazı geciken KPI'lar şunlardır:
• Arama motoru sıralamaları
• Her gönderiye trafik
• Her gönderiye gelen trafiğin değeri
• Hemen çıkma oranı (okuyucuların sitenizden ayrılma hızı)
• Dönüşümler (kaç okuyucunun ürününüzü satın aldığı)
Bu KPI'lar, gönderi yayınlandıktan sonra gelen metrikleri ölçer—veya başka bir deyişle, projenin lansmanının "gerisinde" kalırlar. Önde gelen KPI'lar olası başarıyı tahmin etmeye yardımcı olurken, geride kalan KPI'lar gerçek başarıyı ölçer. Her birinden gelen verileri karşılaştırmak, tahminlerinizin ne kadar doğru olduğu ve gerçek performansın neden tahmin edilen performanstan sapmış olabileceği hakkında bilgi verecektir.
İyi Bir KPI Neyi Gerektirir?
Neredeyse her proje için bir ton KPI seçeneği vardır, ancak her ölçülebilir metrik yüksek kaliteli bir KPI değildir. Örneğin, blog kampanyanızdaki gönderi başına kelime sayısını takip etmek çok faydalı olmayacaktır, çünkü bir makale için "en iyi" gönderi uzunluğu konudan konuya değişir.
Benzer şekilde, bazı KPI'lar bir bağlamda harikadır ancak bir diğerinde değildir. Örneğin, tasarım projesi başına işçilik maliyeti gibi finansal KPI'lar muhasebe departmanı için çok yararlıdır ancak tasarım yöneticileri için pek de yararlı değildir.
İyi bir KPI:
• Ölçülebilir
• İlerlemenin (veya ilerleme eksikliğinin) kanıtını sağlar
• Değişikliklere yanıt veren bir şeyi izler
• Karar alma için yararlı veriler sunar
• Kontrol edebileceğiniz ve etkileyebileceğiniz bir şeyi izler
• Anlaşılması ve çalışılması kolaydır
• Güvenilir bir şekilde doğrulanabilir
Etkili KPI'lar Nasıl Kurulur?
İş için en iyi KPI'ları seçmek belirli (ama basit!) adımları olan bir süreçtir. Başlamak için şu dört adımı izleyin.
1. İş hedefinizi tanımlayın
Ölçmeye çalıştığınız şeyi bilmiyorsanız KPI'ları seçemezsiniz. İş hedefinizi tanımlayarak sürece başlayın. Şirket liderlerine danışarak ve kuruluşunuzun misyonu, genel stratejik planı ve departman çapındaki hedefler gibi diğer şirket çapındaki belgelere başvurarak projenizin kuruluşunuzun geri kalanıyla uyumlu olduğundan emin olun.
Çalıştığınız seviyeye bağlı olarak - ekip yöneticisi, departman başkanı, direktör, başkan yardımcısı veya şirket lideri - hem kısa vadeli hem de uzun vadeli KPI'lar belirleme konumunda olabilirsiniz. Yönetici seviyesinde planlama yaparken, KPI'ları ay, çeyrek veya yıla göre belirleyebilirsiniz.
2. Önemli iş ölçümlerini belirleyin
İş hedefinizi tanımladıktan sonra, bu hedefle ilgili hangi metriklerin alakalı olduğuna karar vermelisiniz. KPI'larınız için seçtiğiniz metrikler, hedefinize ulaşıp ulaşmadığınızla doğrudan ilişkili göstergeler olmalıdır.
Unutmayın: KPI, temel performans göstergeleri anlamına gelir. Nihai hedefinizi etkileyen çeşitli metrikler veya göstergeler olabilir. Doğru KPI'yi oluşturmak, en önemli ayrıntıları yakalamak ve bu metrikleri takip ettiğinizden emin olmakla ilgilidir. Her görev veya projenin ilişkili bir KPI'ye sahip olması gerekmez.
3. Bir izleme sistemi kurun
Birden fazla ekiple birden fazla proje üzerinde çalıştığınızda, takip ettiğiniz KPI sayısı hızla artmaya başlayabilir. Verilerinizin tutarlı ve düzenli aralıklarla kaydedilmesini sağlayan bir takip sistemine sahip olmak önemlidir. Bazı haftaları takip etmeyi unuttuysanız veya verileri dağınık bir dosya klasöründe kaybettiyseniz doğru sonuçlara varamazsınız.
Bir KPI panosu, tüm KPI'larınızı takip etmek için en iyi yerdir. Merkezi bir paylaşımlı panoya sahip olmak:
• Herkesin aynı bilgiye baktığından emin olur
• KPI verilerine, nerede olurlarsa olsunlar tüm ekip tarafından erişilebilmesini sağlar
• Her seferinde bir şey güncellendiğinde paydaşlara manuel olarak bildirimde bulunma ihtiyacını ortadan kaldırır
• Metrikleri otomatik olarak takip edebilirsiniz, bu nedenle unutma şansınız yoktur
• İnsan hatası olasılığını azaltır
4. Gerçek zamanlı ilerlemeyi takip edin ve paylaşın
KPI verileri, üç aylık raporunuzun zamanı gelene kadar ihmal edeceğiniz bir şey değildir. Aksine, paydaşlar bir projenin yaşam döngüsü boyunca küçük ve büyük kararlar almak için KPI raporlarını kullanmalıdır. Bu nedenle KPI verilerinizi güncel tutmanız ve herkesin her an erişebilmesini sağlamanız önemlidir.
Verilerinizi güncel tutmanın en iyi yolu, gerçek zamanlı olarak takip eden ve güncellenen bir gösterge paneli kullanmaktır. Bu şekilde, paydaşların en son bilgileri almak için bir sonraki güncellemeyi beklemelerine gerek kalmaz; sadece gösterge panelini kontrol edebilirler.
KPI'larınızı manuel olarak takip ediyorsanız, projeniz için mantıklı olan düzenli aralıklarla güncelleme yaptığınızdan emin olun. Hızlı hareket eden projeler için, herkesin değişikliklere uyum sağlaması için güncellemeleri haftalık olarak paylaşmayı düşünün. Daha uzun vadeli, daha yavaş hareket eden projeler için, her güncellemenin yararlı olacak kadar bilgi içerdiğinden emin olmak için iki haftada bir veya aylık raporlamayı düşünün.
Mümkünse, ekibinizin bireysel çalışmalarının KPI'ya ve sonuç olarak daha geniş şirket hedeflerinize nasıl katkıda bulunduğunu anlaması için işi yönettiğiniz yerde ilerlemeyi takip edin ve paylaşın. Asana'da, şirket hedeflerimizi onları destekleyen çalışmalara bağlamak için hedef yönetimi yazılımı kullanıyoruz. Hedefler ile ekip üyeleri, en etkili çalışmalarını tamamlamak için projeleri önceliklendirebilir.
KPI Örnekleri
Temel performans göstergeleri, kuruluşları hedeflerine doğru yönlendiren pusuladır. İşte farklı alanlar için bazı tipik KPI örnekleri.
Finansal KPI örnekleri
Bir işletmenin finansal sağlığı söz konusu olduğunda, temel performans göstergeleri hayati işaretler olarak işlev görür. Örneğin, yatırım getirisi (ROI) yaygın bir finansal KPI'dır. Bir girişimin karlılığını maliyetine göre ölçer. Basitçe söylemek gerekirse, bir şirket bir pazarlama kampanyasına 1.000 dolar harcarsa ve 5.000 dolarlık satış yaparsa, ROI KPI'sı başarılı bir sonucu gösterir.
Finansal metrikleri incelerken, KPI'ların kullanımına ilişkin bu örneklerle sıklıkla karşılaşırsınız.
• Net kar marjı: Satışlarınızın ne kadarının gerçek kar olduğunu gösterir.
• Brüt kar marjı: Ürünlerinizi üretmenin veya satın almanın maliyetini karşıladıktan sonra ne kadar kazandığınızı gösterir.
• İşletme nakit akışı: İşletmenizin normal iş faaliyetlerinden elde ettiği nakdi ölçer.
Müşteri KPI örnekleri
Müşteriyle ilgili KPI'lar, bir şirketin müşteri kitlesinin bakış açısından ne kadar iyi performans gösterdiğini gösterir. Destek biletleri burada yaygın bir temel performans göstergesidir. Müşterilerin bildirdiği sorgu veya sorun sayısını yansıtırlar. Yeni bir ürün lansmanında kısa bir süre içinde destek biletlerinde artış görülürse, bu KPI ürün iyileştirmeleri veya daha iyi müşteri eğitimi ihtiyacını işaret edebilir.
Müşteri hizmetleri sektöründe çalışanların aşağıdaki KPI örneklerini görmesi alışılmadık bir durum değildir.
• Müşteri memnuniyet puanı: İnsanların sattığınız üründen ne kadar memnun olduğunu görmenin hızlı bir yolu.
• Net tavsiye skoru: Müşterilerinizin ürününüzü arkadaşlarına söyleyecek kadar beğenip beğenmediğini söyler.
• Müşteri elde tutma oranı: Müşterilerinizi zaman içinde ne kadar iyi tuttuğunuzu ölçer.
Süreç KPI örnekleri
Operasyonları kolaylaştırmak için kuruluşlar süreç KPI'larını takip edebilir. Bir örnek çalışan devir oranıdır. Bu, ekiplerin personeli ne sıklıkla değiştirmeleri gerektiğini anlamalarına yardımcı olur. Altı aylık bir zaman diliminde yüksek bir devir oranı, ele alınması gereken çalışma ortamındaki daha derin sorunlara işaret edebilir.
Süreç takibinde göreceğiniz KPI'ların birkaç yaygın örneği daha şunlardır:
• Verimlilik oranı: Sahip olduklarınızı para kazanmak için iyi kullanıp kullanmadığınızı kontrol etmek için kullanılır.
• Döngü süresi: Bir şeyin baştan sona tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü ölçer.
• İlk seferde doğru: Hiçbir tekrar yapmaya gerek kalmadan, işleri ilk seferde ne sıklıkla doğru yaptığınızı gösterir.
Pazarlama KPI örnekleri
Pazarlama çabaları, temel performans göstergesi olarak web sitesi trafiği kullanılarak ölçülebilir. Bu ölçüm, işletmelerin çevrimiçi varlıklarını optimize etmelerine yardımcı olur. Örneğin, farklı KPI türlerini açıklamayı amaçlayan yeni bir blog yazısı ziyaretçilerde %50 artış görürse, içerik daha fazla ilgi çekmede etkili olarak kabul edilebilir.
Pazarlama departmanında aşağıdaki KPI örnekleriyle karşılaşmak yaygındır.
• Potansiyel müşteri başına maliyet: Birinin sattığınız ürünle ilgilenmesini sağlamak için ne kadar harcama yaptığınızı anlamanıza yardımcı olur.
• Dönüşüm oranı: Web sitenize gelen ziyaretçilerin ne kadarının sizin istediğiniz şeyi yaptığını söyler.
• Tıklama oranı: İnsanların verdiğiniz bağlantıya ne sıklıkla tıkladığını gösterir.
Proje yönetimi KPI örnekleri
Proje yöneticileri sıklıkla girişimleri çeşitli bakış açılarından (finansal, müşteri, süreç ve büyüme) değerlendiren stratejik bir KPI çerçevesi olan "dengeli puan kartı"nı kullanırlar.
Diyelim ki bir satış ekibinin müşteri erişimini iyileştirme görevi var. Puan kartları, üç aylık bir zaman diliminde satış KPI'ları gibi farklı performans ölçümlerinde bu organizasyonel hedefi ne kadar iyi karşıladıklarını yansıtabilir.
Proje yönetimi metriklerine daha yakından bakmak için KPI'ların diğer örneklerini inceleyin.
• Yatırım getirisi: Bir şeye yatırdığınız paranın, elde ettiğiniz sonuca değip değmediğini ölçer.
• Kazanılan değer: Projenizin herhangi bir noktasında ne kadarını tamamladığınızı görmenize yardımcı olur.
• Kritik yol uzunluğu: Atlayamayacağınız şeylere dayanarak projenizin toplam süresini ölçer.
Bu temel performans göstergelerini takip etmek, hedeflerinize ne kadar yakın olduğunuzu ve oraya ulaşmak için neleri değiştirmeniz gerektiğini anlamanıza yardımcı olur.
KPI'ların Faydaları
• Yöneticilerin net veriler aracılığıyla belirli konuları görmelerine yardımcı olurlar; bu da planlama yapmak ve bir organizasyonu iyileştirmek için harika bir yoldur.
• Çalışanların nasıl performans gösterdiğini göstermek için kesin rakamlar kullanıyorlar, bu da herkesin aynı sayfada kalmasını sağlıyor ve tahmin yürütmeyi ortadan kaldırıyor.
• Performanslarının analiz edildiğini gördüklerinde aslında çalışanları daha iyisini yapmaya motive edebilirler.
• Günlük işleri şirketin daha büyük hedefleriyle ilişkilendirir ve şirketin gerçekten istediği yere ulaşıp ulaşmadığını gösterirler.
KPI'larda dikkat edilmesi gerekenler
Özellikle birkaç yıl içinde işlerin nasıl değiştiğine bakıyorsanız, KPI verilerini toplamak çok zaman alabilir.
• Göstergelerinizi takip etmeli ve hala kullanışlı olduklarından emin olmak için onları güncellemelisiniz.
• Yöneticilerin işletmeyi gerçek anlamda geliştirmek yerine sadece KPI rakamlarına odaklanma riski var.
• Belirli hedefler doğru belirlenmezse, bunlara ulaşmak çok zor olabilir ve bu da ekip üyelerinde strese yol açabilir.
Pusula360 ile kolayca çalışanlarınızın 90,180,270 ve 360 derece Yetkinlik Değerlendirme ve Hedef Değerlendirme süreçlerini planlayabilir ve değerlendirme sonunda otomatik oluşan ayrıntılı raporlara sahip olabilirsiniz.
Ayrıca Pusula360 ile çalışan memnuniyeti anketi ve yöneticilerinizin yönetsel becelerini ölçtüğünüz liderlik anketi gibi birçok anket yapabilirsiniz. Şirketinizin ihtiyaç duyduğu değerlendirmelerde yetkinlik kütüphanemizi ve hazır formlarımızı kullanabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Smart Hedef: Nedir ve Nasıl Uygulanır?
Detaylı bilgi için Demo Talep Et butonuna tıklayarak bizlere ulaşabilirsiniz.
