Performans İyileştirme Planı Nasıl Oluşturulur?
Performans İyileştirme Planı, bir yönetici ve çalışan tarafından, bir performans sorununun nasıl çözüleceğine dair üzerinde anlaşmaya varılan bir çerçevedir. Performans iyileştirme planları hem yöneticiler hem de çalışanlar için önemli duygusal ağırlık ve risk taşır. Yöneticiler için ise, beklentilerini ortaya koydukları için potansiyel bir çatışmanın oluşması anlamına gelir.
Çalışanlar için, performans iyileştirme planı gündeme geldiği anda disiplin cezası alma veya hatta işten çıkarılma korkusu ortaya çıkar. Yanlış uygulandığında, performans iyileştirme planı ayrıca yönetici ile çalışan arasındaki ilişkinin bozulmasına ve performansta gerçek bir iyileşmenin engellenmesine neden olabilir.
Bu kılavuzda, performans iyileştirme planlarının ne olduğu, nasıl çalıştığı ve kullanırken dikkat edilmesi gereken riskler hakkında ayrıntılı bilgi edineceksiniz.
Önemli noktalar:
Performans iyileştirme planı, bir çalışanın performansındaki bir açığı ve bunu iyileştirmenin yolunu belirler.
Performans iyileştirme planları , çalışanlardan beklentileri ve yöneticilerin onları nasıl destekleyeceğini özetler.
Performans iyileştirme planı asla sürpriz veya ceza olmamalı; çalışanların performans sorunlarını çözmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bir dönüm noktasıdır.
Performans iyileştirme planları net beklentilere, ölçülebilir hedeflere ve önceden belirlenmiş bir zaman çizelgesine ihtiyaç duyar.
Yöneticilerin, performans iyileştirme planı süreciyle birlikte gelen korku ve diğer duyguları dikkate almaları ve çalışanları bu süreçte desteklemeleri gerekir.
Performans İyileştirme Planı Nedir?
Performans İyileştirme Planı, bir çalışanda tespit edilen sürekli performans sorunlarını belirleme, ele alma ve iyileştirme için bir çerçevedir. Bu çerçeve, performans sorunlarını ideal olarak ölçülebilir bir şekilde kağıda döker. Kuruluşun ilgili çalışandan beklentilerini ve süreç boyunca vereceği desteği ortaya koyar.
Performans İyileştirme Planı'nın amacı, çalışanların kendilerini güvensiz hissetmelerini sağlamak veya onlara kusurlarının bir listesini vermek değildir. Amacı, çalışanın performansı ile ondan beklenenler arasındaki farkı tespit etmek ve bu farkı kapatmak için izleyeceği bir yol sunmaktır. Performans sorununu resmileştirerek ve düzeltmek için yapılan girişimleri belgeleyerek hem çalışanı hem de işvereni korur.
Performans iyileştirme planları kalıcı performans sorunlarını çözmek için uygun olsa da, ilk adım değildir ve her zaman doğru adım da olmayabilir. Performans sorunlarını çözmek için bazı alternatif müdahaleler tercih edilebilir. Örneğin:
Sürekli geri bildirim: Sürekli geri bildirim, hem yöneticinin hem de çalışanın birbirlerinin performansları hakkında düzenli olarak geri bildirim paylaşma fırsatı bulduğu bir modeldir. Bu modelin uygulanması, performans sorunlarının problem haline gelmeden önce belirlenmesine ve bunların çözümü konusunda yol gösterilmesine olanak tanır.
Resmi performans görüşmeleri: Performans iyileştirme planından önce her zaman resmi bir görüşme yapılmalıdır. Bu, yöneticilere, tespit ettikleri performans sorununu çalışana doğru bir şekilde bildirme ve çalışanın bunu düzeltme şansı verme olanağı sağlar.
360 derece değerlendirme anketleri: 360 derece değerlendirme anketi, bir çalışanın yöneticilerinden ve meslektaşlarından geri bildirim almasının yanı sıra kendi performansını da değerlendirmesine olanak tanır. Bu, performanslarına daha bütünsel bir bakış açısı sağlayarak, sorunları belirlemelerine ve bunlara yönelik harekete geçmelerine imkan verir.
Birçok ekip, beklentileri belgelemek, ilerlemeyi takip etmek ve performans iyileştirme planlarının disiplinden ziyade gelişime odaklanmasını sağlamak için performans yönetim yazılımı kullanır.
Performans İyileştirme Planlarını Ne Zaman Kullanmalısınız?
Performans iyileştirme planı, genellikle bir performans sorununun, doğru bir şekilde tespit edilip çalışanla iletişim kurulmasına rağmen, önemli bir süre (genellikle haftalar veya aylar) devam etmesi durumunda en uygunudur. Örneğin, bir çalışanın iletişim becerilerinin yetersiz olduğunu ve bunun hem kendi ekibi içinde hem de diğer ekiplerle iş birliği yaparken sorunlara yol açtığını düşünün. Yöneticisinin bu sorunu performans değerlendirmesinde belirttiğini ve nasıl iyileştirileceğine dair rehberlik sağladığını düşünün. Ve sorunun aylardır düzelmediğini düşünün.
İşte bu noktada yöneticinin performans iyileştirme planı kullanması gerekiyor.
Ancak, tüm performans sorunları bir Performans İyileştirme Planı ile çözülemez. Bir planın etkili olabilmesi için, ele alınan sorunun hem eğitilebilir hem de ölçülebilir olması gerekir.
Bir performans sorunu, iyileştirme yolunu çizebildiğiniz zaman geliştirilebilir bir sorundur. Örneğin, iletişim becerileri geliştirilebilir. Kelime seçimi, kanal seçimi ve iletişim tarzındaki ayarlamalar, belirgin iyileşmelere yol açabilir.
Bir performans sorunu, performans iyileştirme planı uygulanmadan önceki ve sonraki durumunu karşılaştırabiliyorsanız ölçülebilir. Beceri açığı ölçülebilir. Ancak tutum genellikle ölçülemez.
Performans iyileştirme planları faydalı performans yönetim araçları olsa da, yanlış zamanda uygulanmaları faydadan çok zarar verebilir.
Etkili bir performans iyileştirme planı aşağıdaki unsurları içermelidir.
Net beklentiler
Performans iyileştirme planları, çalışana tam olarak nerede olması gerektiğini göstermelidir. Bu, sadece tek bir rakam veya birkaç cümleden ibaret olmamalıdır. Net kilometre taşları olan açık bir hedef olmalıdır. Performans sorununun nasıl çözüleceğini tam olarak belirleyin.
Ölçülebilir hedefler
Performans iyileştirme planları, hedeflerini açıkça ölçülebilen kilometre taşlarına ayırmalıdır. Bu sayede, çalışanın ilerlemesiyle ilgili herhangi bir yanlış anlama olmaz. Bu kilometre taşları, iyileştirmenin başlangıcında müzakere edilebilir ve çalışanlara planları üzerinde daha fazla söz hakkı verebilir.
Belirli bir zaman çizelgesi
Performans iyileştirme planları, çalışanlara belirttikleri performans sorununda anlamlı bir iyileşme sağlamaları için hedef bir tarih verir. Ayrıca, yöneticilerin çalışanın ilerlemesini ne zaman kontrol edeceklerini açıklayan bir zaman çizelgesi de olmalıdır.
Yönetici sahipliği
Performans iyileştirme planları sürecinin sorumluluğu yöneticilerdedir; yani, bir çalışanın potansiyel gelişimine nasıl katkıda bulunacaklarını ana hatlarıyla belirtmeleri gerekir.
Çalışan ortaklığı
Performans iyileştirme planları, çalışanların vermeye hazır oldukları taahhütlere dayanarak, planda belirtilen sorun üzerinde çalışmak için neler yapacaklarını açıklamalıdır.
Dokümantasyon
Performans iyileştirme planı; hem çalışanların hem de yöneticilerin erişebileceği bir yerde oluşturulmalı ve saklanmalıdır. Ayrıca, çalışanların iyileştirme yönünde gösterdikleri çabaları ve yöneticilerin süreç boyunca yaptıkları yorumları düzgün bir şekilde belgelemek için bir plan da içermelidir.
Adım adım: Performans İyileştirme Planı Nasıl Oluşturulur?
Performans İyileştirme Planı'nın temel amaçlarından biri performans sorunlarına yaklaşım biçimini standartlaştırmak olduğundan, bu planları oluşturma biçimini de standartlaştırmanız gerekir. İşte bunu yapmak için adım adım bir kılavuz.
Adım 1: Performans eksikliklerini belirleyin ve belgeleyin
Performans eksiklikleri genellikle oldukça erken tespit edilir, ancak bir Performans İyileştirme Planı ile ele alınmadan önce düzgün bir şekilde belgelenmeleri gerekir. Yöneticiler, potansiyel bir sorun hakkında çalışanı sözlü olarak uyarmalı ve bu etkileşimi belgelemelidir. Bu performans eksikliğinin çalışmalarını nasıl etkilediğine dair örnekler de belgelenmelidir.
Adım 2: Beklentiler ve sonuçlar konusunda mutabakat sağlayın.
Performans İyileştirme Planı, yöneticinin beklentilerini ve istenen sonuçları açıkça ortaya koyarak, çalışanların iyileştirme çabalarının temelini oluşturmalıdır. Burada anlaşma ve detaylandırma önemlidir. Çözmeye çalıştığınız eksiklikleri spesifik olarak belirtin ve her iki tarafın da bunları anlamasını sağlayın.
3. Adım: Somut ve ulaşılabilir hedefler belirleyin.
İstenen sonuçtan yola çıkarak, bir çalışanın Performans İyileştirme Planı gerekliliklerini karşılamak için ulaşması gereken bazı spesifik hedefleri belirleyin. Bu hedeflerin ölçülebilir ve PIP zaman çizelgesi içinde gerçekten ulaşılabilir olduğundan emin olun. "İletişim becerilerini geliştirmek" net bir hedef değildir. "360 derece değerlendirmede iletişim hatasından bahsetme oranını %50 azaltmak" ise daha net bir hedeftir.
4. Adım: Destek, kaynaklar ve yönetici sorumluluklarını ana hatlarıyla belirleyin.
Performans İyileştirme Planı, sadece çalışanların ne yapması gerektiğini belirtmekle kalmaz. Aynı zamanda çalışanların bekleyebileceği desteği de listelemelidir. Yöneticiler, bir çalışanı desteklemek için neler yapmaya istekli olduklarını listelemelidir. Çalışanlar ve yöneticiler ayrıca, çalışanların hangi kaynaklara ihtiyaç duyduğunu belirlemek ve bunları sağlamak için birlikte çalışmalıdır.
Adım 5: Gerçekçi bir zaman çizelgesi belirleyin ve çalışma sıklığını gözden geçirin.
Performans iyileştirme planlarının net bir bitiş tarihi olmalıdır; bu tarihte yöneticiler çalışanın ilerlemesiyle ilgili bir karar vereceklerdir. Ayrıca, yöneticilerin çalışanın hedeflerine ulaşmasına destek olmak için kullanabileceği performans değerlendirmeleri ve diğer kontrollerin bir takvimine de ihtiyaç duyarlar.
Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar
İşte yöneticilerin performans iyileştirme planlarında yaptığı bazı yaygın hatalar.
- Sürpriz veya ceza olarak kullanmak
Performans iyileştirme planı asla bir çalışan için sürpriz olmamalıdır. Bu, söz konusu performans açığı hakkında daha uzun bir görüşmenin bir adımı olmalıdır. Son çare olmasa da, bu açığı gidermek için atılacak ilk adım asla olmamalıdır. Ayrıca, performans iyileştirme planı bir çalışanı cezalandırmak için kullanılmamalıdır.
- Belirsiz hedefler belirlemek veya beklentileri değiştirmek
Performans iyileştirme planları, yöneticiler ve çalışanlar arasında beklentiler konusunda uyum sağlamalı ve performans sorununu çözmek için net hedefler belirlemelidir. Bu, hedeflerin ölçülebilir ve ulaşılabilir olması gerektiği anlamına gelir. Benzer şekilde, beklentiler plan süreci boyunca tutarlı kalmalıdır.
- Yöneticinin takibinin eksikliği
Performans Geliştirme Planı, çalışanların performans açığını kapatmak için ne yapmaları gerektiğini açıklamakla kalmaz; aynı zamanda yöneticilerin bu süreçte onları desteklemek için ne yapmaları gerektiğini de açıklar.
Performans İyileştirme Planı Sürecinde Çalışanlara Nasıl Destek Verilir?
Yöneticilerin ve kuruluşların, performans iyileştirme planı sürecinde çalışanlara destek sağlamada büyük bir rolü vardır.
Yöneticilerin, performans iyileştirme planlarındaki hedeflere doğru ilerlerken çalışanlara sürekli geri bildirim sağlamaya kendilerini adamaları gerekir. Bu geri bildirimde, çalışanların performans iyileştirme planlarındaki hedeflerine doğru ilerlemeleri konusunda şeffaf olabilmeleri için psikolojik güvenlik ortamı yaratma sorumlulukları vardır .
Benzer şekilde, İK departmanı, çalışanların ilerlemesine doğrudan müdahil olmasa bile, performans iyileştirme planı sürecini baştan sona denetlemelidir. Talep edildiğinde kaynak ve destek sağlayabilirler.
Performans iyileştirme planı sürecinde düzenli görüşmeler çok önemlidir, çünkü yöneticiler çalışanların ilerlemesine rehberlik edebilir ve ortaya çıkan sorunları çözebilirler.
Pusula360 ile kolayca çalışanlarınızın 90,180,270 ve 360 derece Yetkinlik Değerlendirme ve Hedef Değerlendirme süreçlerini planlayabilir ve değerlendirme sonunda otomatik oluşan ayrıntılı raporlara sahip olabilirsiniz.
Ayrıca Pusula360 ile çalışan memnuniyeti anketi ve yöneticilerinizin yönetsel becelerini ölçtüğünüz liderlik anketi gibi birçok anket yapabilirsiniz. Şirketinizin ihtiyaç duyduğu değerlendirmelerde yetkinlik kütüphanemizi ve hazır formlarımızı kullanabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: Yetenek ve Performans Yönetimi Arasındaki Farklar
Detaylı bilgi için Demo Talep Et butonuna tıklayarak bizlere ulaşabilirsiniz.
